KotakArsip adalah startup asal Makassar yang mengembangkan sistem arsip digital untuk instansi pemerintahan. Didirikan sejak tanggal 10 November 2016, startup ini dipimpin oleh Gifa Eriyanto. Latar belakang pendiriannya tak lain karena mendesaknya kebutuhan berbagai instansi untuk memiliki salinan digital dari dokumen dan surat-surat yang dirilis selama kegiatan operasionalnya. Kondisinya saat ini kebanyakan arsip disimpan dalam bentuk hard-copy, sehingga ketika melakukan pencarian menjadi tidak efisien, terlebih jika berkas tersebut akhirnya rusak lantaran dimakan usia atau dilalap bencana.

"Dalam kondisi yang buruk, ada klien kami sebelumnya yang arsipnya sampai rusak seluruhnya karena banjir yang masuk ke kantor arsip. Dari sinilah kami berpikir, betapa arsip digital sangat dibutuhkan," cerita Gifa menceritakan latar belakang pendirian KotakArsip.

Permasalahan tersebut diketahui setelah sebelumnya Gifa –melalui CV Media Sakti yang didirikan—mendapatkan pesanan sistem arsip digital dari dua instansi sekaligus. Dari situ, Gifa memutuskan untuk mengembangkan produk sistem arsip digital secara lebih matang yang dapat digunakan oleh instansi yang membutuhkan. KotakArsip dapat digunakan dalam mode trial dengan batasan kapasitas, dan mode berlangganan menyesuaikan kebutuhan kapasitas penyimpanan.

"...jika setiap perusahaan membuat sistem arsip digitalnya sendiri-sendiri yang membutuhkan dana yang lumayan tinggi, berapa banyak anggaran yang akan dihabiskan untuk fungsi yang sama. Karena itulah kami hadir dengan layanan langganan sehingga instansi tersebut..." ujar Gifa.

Memulai dengan kesederhanaan fitur

KotakArsip mengawali debutnya dengan menghadirkan fitur arsip persuratan, mengelola surat masuk dan surat keluar. Sistem didesain untuk mampu menyelesaikan permasalahan distribusi surat dengan cepat termasuk notifikasi pencatatan penyampaian surat dan proses disposisi. Notifikasi sistem dihadirkan melalui email dan aplikasi smartphone. Saat ini aplikasi juga masih dalam tahap closed-beta, baik untuk Android ataupun iOS, masih dalam pengujian terbatas.

Layanan keseluruhan untuk KotakArsip sendiri juga sebenarnya belum sepenuhnya resmi meluncur, Februari ini direncanakan dihadirkan ke publik dalam versi beta.

"Segmen pasar yang ditargetkan utamanya adalah instansi-instansi pemerintah di Makassar. Untuk revenue, kami memberikan layanan langganan sehingga pengguna membayar bulanan yang direkap dalam 6 bulan atau 1 tahun. Nantinya untuk pelanggan yang ingin KotakArsip dipasang di server sendiri, kami juga menghadirkan layanan lisensi (on-premise)," lanjut Gifa.

Berawal di Makassar, bercita-cita merangkul instansi di seluruh Indonesia

Sementara ini KotakArsip akan berfokus merangkul pangsa pasar instansi pemerintahan di Makassar, sembari mendapatkan feedback penambahan layanan untuk pemenuhan kebutuhan. Namun targetnya, KotakArisp tidak hanya tinggal di Makassar, tapi juga akan dipasarkan di seluruh lembaga pemerintahan di Indonesia.

“Target ke depan, kami ingin menjadi provider layanan pengarsipan digital profesional yang akan menangani masalah-masalah arsip pada perusahaan-perusahaan. Akan banyak fitur-fitur tambahan nantinya sesuai dengan masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan,” ujar Gifa.

Untuk memperkuat proses bisnis pada startup yang didirikannya, Gifa juga sedang dalam proses mengikuti program BEKUP (Bekraf for Pre-Startup) yang dikelola oleh Badan Ekonomi Kreatif. Keterlibatan Gifa dalam program tersebut, lantaran salah satu kendala yang dihadapi di Makassar saat ini adalah sulit menemukan talenta engineer untuk membantu akselerasi pengembangan fitur KotakArsip.