Vendor: Fungsi, Tugas dan Cara Mendapatkannya

Sebagian besar dari kita mungkin pernah mendengar istilah vendor sebelumnya  tetapi kita tidak tahu artinya. Dalam dunia korporat, istilah vendor sudah sangat sering terdengar.

Secara sederhana, pengertian pemasok sebagaimana tertera dalam situs resmi investopedia adalah pihak baik berupa lembaga maupun perorangan yang berkewajiban memasok atau menjual bahan.

Selain itu, vendor juga biasanya menjual bahan pendukung produk, jasa, atau produk yang telah disempurnakan dan kemudian dijual kembali oleh perusahaan untuk mendukung kinerja perusahaan.

Selain pengertian di atas, pengertian vendor juga sering merujuk pada perusahaan atau perorangan yang menjual barang atau jasa kepada pihak atau perusahaan lain. Tujuan utamanya adalah untuk mendukung aktivitas perusahaan terkait untuk memenuhi permintaan pasar.

Untuk lebih jelasnya berikut DailySocial.id akan menjelaskan mengenai vendor di bawah ini!

Definisi Vendor

Seperti yang sudah dijelaskan secara singkat di atas, vendor sendiri adalah pihak yang menyediakan bahan baku untuk kebutuhan bisnis perusahaan lain. Bahan baku yang disediakan oleh penjual digunakan untuk operasi produksi. Beberapa orang sering mengganti kata supplier atau distributor dengan istilah supplier.

Selain raw material atau bahan baku, seringkali perusahaan penjual juga menyediakan produk setengah jadi. Bahkan, beberapa vendor juga menawarkan layanan yang bisa kamu pesan kapan pun kamu membutuhkannya.

Misalnya, kamu kamu perusahaan sepeda terkenal. Studi kasus ini menunjukkan bahwa kamu ingin membuat sepeda yang memerlukan pemindah gigi belakang dan pemindah gigi nirkabel untuk spesifikasi yang telah ditentukan.

Jadi, perusahaan yang memproduksi komponen pemindah gigi dan pemindah gigi nirkabel dapat disebut sebagai perusahaan pemasok.

Fungsi Vendor

Berdasarkan pengertian pemasok yang telah dibahas secara bersama-sama di atas, peranan pemasok adalah sebagai pihak yang menjamin tersedianya produk atau jasa yang menunjang produksi perusahaan lain.

Artinya, perusahaan membutuhkan jasa atau produk dari vendor ketika mereka tidak dapat menyediakan atau menemukan bahan baku sendiri. Contoh produk yang dapat dibeli dari penjual dapat berupa produk setengah jadi, bahan baku, bahan penolong atau jasa untuk produksi sesuatu.

Kehadiran vendor memiliki dampak yang signifikan terhadap kelancaran bisnis. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus selalu memperhatikan dan memeriksa kualitas pekerjaan pemasok yang dapat diandalkan. Masalah apa pun yang disebabkan oleh penjual akan berdampak negatif pada perusahaan lain.

Misalnya, masalah penjualan atau pengiriman yang dihadapi penjual secara langsung mempengaruhi ketepatan waktu pengiriman, kualitas bahan atau kualitas produk yang diproduksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Vendor

Tugas vendor pada dasarnya adalah untuk memastikan bahwa setiap barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan kesepakatan kontrak.

Maka, berawal dari pentingnya penjual ini, peran vendor adalah memenuhi persyaratan perusahaan yang bekerja sama dengannya, memastikan produk yang didistribusikan ke konsumen berkualitas tinggi, memastikan produk dapat dikirimkan tepat waktu. Serta untuk menawarkan layanan terbaik dan harga yang kompetitif.

Jenis-jenis Vendor

Vendor bisa dibedakan menjadi beberapa jenis produk barang atau jasa. Terdapat vendor khusus yang hanya menjual produk dalam bentuk bahan baku, bahan setengah jadi dan bahan pendukung, ada juga yang menjual produk dalam bentuk jasa.

Vendor Penyedia Barang

Vendor penawaran barang adalah lembaga atau orang yang menyediakan barang bagi perusahaan untuk mendukung kegiatan produksi perusahaan. Misalnya pabrik kain membutuhkan kain yang bisa memproduksi kain, maka pabrik tersebut mencari vendor yang bisa mensuplai mesin tersebut.

Vendor Penyedia Jasa

Vendor penyedia jasa merupakan suatu bentuk lembaga atau perorangan yang menjual jasa keahlian tertentu ke perusahaan lain yang sedang membutuhkan.

Misalnya, ada perusahaan yang membutuhkan jasa kurir untuk mengirimkan kain hasil produksi perusahaan tersebut ke perusahaan retail lain yang telah bekerjasama. Perusahaan kemudian bekerja sama dengan perusahaan pemasok yang menawarkan layanan pengiriman.

Cara Kerja Perusahaan dengan Vendor

Vendor adalah salah satu mata rantai yang memainkan peran penting dalam keuntungan, pasar, dan kelangsungan hidup sebagian besar bisnis. Sampai saat ini, beberapa perusahaan yang berpikiran maju telah memasukkan vendor mereka ke dalam organisasi perusahaan.

Beberapa perusahaan besar sukses lainnya bahkan menyadari perlunya keterlibatan vendor dalam organisasi. Perusahaan besar ini bahkan mencakup semua pemasok dan sub-pemasok yang terlibat dalam organisasinya.

Perusahaan-perusahaan ini membutuhkan hubungan timbal balik dengan pemasok untuk memenuhi kebutuhan dan mengembangkan cara yang lebih baik dan inovatif untuk memenuhi kebutuhan mereka. Bisnis menyadari bahwa kualitas produk dan layanan mereka berhubungan langsung dengan kualitas produk dan layanan yang ditawarkan oleh vendor.

Pemilihan dan Evaluasi Vendor

Perusahaan mencari pemasok yang dapat memenuhi persyaratan. Persyaratan ini dapat berupa kualitas produk dari layanan atau kondisi pengiriman dan pembayaran pemasok. Kualitas pengiriman biasanya sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen pembelian produk.

Dalam hal kriteria pengiriman, biasanya mengacu pada waktu pengiriman, dan kriteria buaya adalah harga yang harus dibayar perusahaan dalam berhubungan dengan pemasoknya.

Tahap seleksi ini dilakukan untuk memilih pemasok yang tepat dengan siapa perusahaan dapat bekerja sama dengan baik. Perusahaan kemudian memilih dari banyak vendor yang terdaftar sampai jumlah vendor yang dipilih berkurang. Ini dapat dilakukan melalui survei yang mengumpulkan informasi tentang keadaan penyedia.

Dari segi teknis, informasi dapat diperoleh dari tersedianya berbagai fasilitas produksi dan tenaga ahli, apakah kapasitas yang ditawarkan pemasok cukup untuk memenuhi pesanan yang dibutuhkan, serta tersedianya perhatian dalam hal-hal tertentu, seperti  kontrol kualitas.

Saat memilih pemasok, departemen pembelian biasanya melakukan pemilihan hanya berdasarkan harga yang ditawarkan oleh vendor. Sebenarnya, ada kriteria lain yang harus dipenuhi penjual jika perusahaan ingin berhasil.

Jadi jangan hanya terpaku pada harga yang murah saja. Berbagai kriteria yang harus dipenuhi pemasok adalah konsep pengiriman, hubungan manajemen, dukungan pemasok, atau proyek bisnis atau perluasan yang mungkin terjadi di masa depan.