[Dailyssimo] Panduan Dasar Social Media Dari Perusahaan Untuk Karyawan

Kita kenal dengan bermacam-macam jenis social media. Kita kenal dengan karakter social media. Kita menggunakannya sehari-hari untuk bersosialisasi dengan teman-teman, keluarga dan kerabat. Lalu apakah Anda sadar bahwa perilaku kita di social media sedikit banyak juga jadi perhatian perusahaan atau institusi tempat kita bekerja?

Bila Anda memiliki akun di LinkedIn, sebuah social media yang memfokuskan diri pada profesionalitas, maka Anda akan bisa melihat betapa pada masa sekarang banyak perusahaan meneliti profil-profil calon karyawan dari keberadaan mereka di dunia maya, khususnya ya social media. Bila mereka tertarik bukan tidak mungkin mereka akan menghubungi langsung orang-orang yang mereka anggap cocok dengan posisi yang dibutuhkan.

Ok saya akan stop disini karena saya hanya ingin menunjukkan bahwa perusahaan mulai sejak dari awal sudah ingin tahu bagaimana kandidat berperilaku di dunia maya. Yang ingin saya bahas dalam tulisan ini lebih kepada apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan mereka di dunia maya kaitannya dengan reputasi perusahaan tersebut.

Saya pernah mendengar seorang karyawan sebuah perusahaan yang berkeluh kesah tentang kondisi perusahaannya di social media, kemudian perusahaan menegurnya dengan keras secara internal. Si karyawan merasa tidak bisa terima jika aktivitasnya di social media juga dibatasi oleh perusahaan, menurutnya itu adalah pelanggaran hak-hak pribadinya.

Apakah Anda sependapat dengan si karyawan? Bila jawabannya iya, maka mungkin ada baiknya Anda meilhat permasalahan ini dengan kacamata yang lebih luas, karena cakupan social media itu bukan hanya masalah kepentingan pribadi tapi jauh lebih luas daripada itu.

Sebagai seorang konsultan dalam bidang social media saya pun mendapatkan masukkan dari beberapa perusahaan tentang perilaku karyawan di dunia maya yang tidak bisa mereka kontrol.

Kebetulan sewaktu saya masih bekerja di Yahoo! saya pun sempat menggodok beberapa konsep semacam panduan bagi karyawan dalam menggunakan social media yang kaitannya dengan perusahaan. Ya unfortunately, saya tidak sempat menggolkan usulan tersebut dan kini saya jadikan dasar usulan bagi perusahaan-perusahaan yang saya bantu.

Prinsip dasar dibutuhkannya panduan yang disepakati oleh pihak karyawan dan perusahaan dalam hal social media ini adalah murni bagi keuntungan kedua belah pihak. Tentunya perusahaan tidak bisa melarang karyawan untuk menggunakan social media karena itu hak pribadi mereka, namun dalam hal yang bersamaan karyawan pun perlu diberitahu hal-hal apa saja yang tidak boleh mereka lakukan karena akan beresiko menimbulkan kerugian pada pihak perusahaan. Saya pikir hal ini sudah sewajarnya untuk disetujui oleh kedua belah pihak tentunya.

Poin-poin yang jadi fokus kesepakatan biasanya berkisar pada: Akun, Opini, Sharing, Posting/Publishing, Interaksi Dengan Users/Klien. Poin-poin lain biasanya ditambahkan untuk menyesuaikan dengan bidang pekerjaan si perusahaan tersebut (tentunya media akan berbeda dengan manufaktur ataupun distribusi misalnya).

Akun

Banyak pengguna social media tidak sadar bahwa nama akun dan data-data profil akun yang digunakan oleh karyawan juga bisa berdampak pada perusahaan tempat mereka bekerja.

Kadang para karywan ini berkilah "kan gak ada yang tahu kalau tempat saya bekerja kalau saya tidak menampilkannya", well pada pada jaman sekarang dimana semua terhubung agak sedih jika kita masih memiliki pandangan bahwa semua bisa disembunyikan. Apalagi kalau kita sudah terjun ke dunia online khususnya social media dimana data-data profil juga dishare kemana-mana.

Perlu Anda sadari bahwa Anda kerja di perusahaan itu tidak sendiri, begitu teman kerja atau keluarga dekat Anda mentweet berita gembira Anda diterima di perusahaan tersebut, maka pada detik itu juga Anda diketahui kerja di perusahaan tersebut.

Act as a grown-up professional dengan menampilkan foto dan bio di profil yang merepresentasikan siapa Anda secara profesional adalah cara yang biasa saya sarankan. Anda tidak harus menampilkan nama tempat kerja Anda namun diharapkan Anda mendisclosure nya jika berhubungan dengan pekerjaan Anda. Nothing to hide....:-)

Opini

Karyawan haruslah sadar bahwa opini yang diekspresikan di social media memiliki kemungkinan berdampak buruk terhadap nama baik perusahaan, terutama bagi perusahaan-perusahaan seperti media yang memang selalu menampilkan fakta-fakta berita. Pada beberapa perusahaan media, saya juga selalu menyarankan pada karyawan mereka untuk tidak terlalu bebas mengekspresikan pandangan-pandangan yang berpotensi jadi perdebatan publik.

Karyawan tidak dilarang untuk memberikan komentar pada social media namun ada hal-hal yang perlu diperhatikan terutama yang menyangkut imbas balik terhadap perusahaan tempat si karyawan itu bekerja.

Sharing

Banyak hal-hal yang mungkin tidak disadari oleh pengguna social media pada umumnya misalnya penggunaan Retweets pada Twitter atau microblog lainnya, salah satu contoh penggunaan old version RT yang menyertakan nama si peng-RT itu biasanya mengesankan si peng-RT menyetujui isi tweet yang di RT.

Nah bayangkan jika seorang karyawan meng-RT sebuah artikel yang menyoroti protes-protes terhadap kebijakan perusahaan tempat mereka bekerja. Maksud hati hanya untuk mewartakan tapi yang terjadi si karyawan dianggap mendukung protes-protes tersebut. Dan sebagai karyawan tentunya Anda tidak ingin berakhir konyol karena ketidak tahuan tersebut kan?

Sharing ini banyak versi dan sifatnya kausal biasanya tergantung dari sifat perusahaannya juga untuk bisa dibuatkan panduan yang tepat.

Posting/Publishing

Hampir semua perusahaan menginginkan semua karyawannya ikut mewartakan berita-berita baik tentang perusahaan mereka. Selain itu perlu juga difahami tentang pentingnya link-link sumber berita yang kita gunakan.

Harus ingat ketika mempostingkan sebuah artikel tentang isu-isu kompetisi antara perusahaan tempat kerja Anda dengan kompetitor mereka. Jangan sampai perusahaan tempat Anda bekerja mendapatkan persepsi yang salah tentang objektivitas Anda.

Bagi perusahaan-perusahaan media, akan lebih banyak hal-hal yang perlu diperhatikan seperti masalah link ke sumber media mereka yang harus diutamakan, eksklusivitas konten, dan lain sebagainya.

Interaksi Dengan Users/Klien

Perusahaan-perusahaan biasanya menyarankan karyawan mereka untuk bisa berhubungan via social media dengan para users/klien. Prinsip seluruh karyawan adalah ambasador bagi perusahaan menjadi hal yang mendasarinya. Dengan cara seperti ini perusahaan pun mengharapkan karyawan bisa memberikan aksesibilitas bagi semua untuk menghubungi perusahaan (tentunya dengan routing yang benar secara internal). Poin ini tidak sesederhana ini namun akan jadi terlalu panjang jika dibahas secara detail di sini. Silahkan diskusi langsung dengan saya jika ingin tahu lebih dalam tentang poin ini.

Lima poin diatas merupakan dasar dari panduan social media yang selalu ditanyakan oleh para perusahaan, dan poin-poin tersebut dari waktu ke waktu selalu bertambah dan berubah seiring dengan perkembangan social media itu sendiri.

Satu pernyataan yang mau tidak mau harus kita semua setujui adalah datang dari pendiri Facebook, Mark Zuckerberg yang mengatakan The Age of Privacy Is Over, tentunya ini kaitannya dengan dunia internet ya sehingga jadi masuk akal karena hampir semua aspek kehidupan kita menuju ke arah sana.

Abang Edwin adalah seorang praktisi online community management sejak tahun 1998 jauh sebelum istilah social media/social network muncul di dunia internet. Ia memulai perjalanan eksperimentasinya dengan beberapa komunitas online yang akhirnya berkembang sukses pada saat itu, sampai saat ini ia pun masih memberikan konsultasi-konsultasi mengenal karakter dan membina komunitas online bagi brand/agency maupun perseorangan.

Ia sempat bekerja di Yahoo! selama lebih dari 4 tahun sebagai community manager dan sempat pula menjabat sebagai Country Manager untuk Thoughtbuzz, sebuah perusahaan start-up social media monitoring. Kini ia menjabat sebagai konsultan social media bagi The Jakarta Post Digital.

Untuk mendapatkan update terbaru, Anda bisa mengikuti @bangwinissimo di Twitter, atau membaca blognya di bangwin.net.

[Image by Scott Beale/Laughing Squid]