Kerja dari Rumah? Deretan Layanan Ini Diciptakan untuk Memudahkan Kolaborasi Secara Online

Ada banyak alternatif yang lebih cocok ketimbang WhatsApp

Jutaan manusia sedang berusaha sebaik mungkin untuk bekerja dari kediamannya masing-masing, tidak terkecuali di Indonesia. Karena begitu mendadak, tidak sedikit yang kaget dan merasa kurang nyaman melakukannya, tapi mau tidak mau kerja dari rumah tetap harus dilangsungkan demi memperlancar upaya "flattening the curve".

Sejatinya penyebab rasa kurang nyaman itu adalah faktor kebiasaan. Bagi yang belum terbiasa, bekerja dari rumah tentu akan terasa sulit. Komunikasi sesama tim yang biasanya dilakukan secara tatap muka, kini harus dilaksanakan secara online. Bukan masalah sebenarnya, sebab layanan online yang tersedia juga semakin banyak.

Di artikel ini, saya akan mencoba memberikan sejumlah rekomendasi layanan kolaborasi online yang dapat dimanfaatkan selama kita dihimbau untuk bekerja dari rumah. Namun sebelumnya, sedikit background kenapa Anda boleh percaya dengan saya: saya merupakan penulis tetap di DailySocial sejak 2015, dan selama itu juga saya selalu bekerja dari rumah.

Slack

Medium utama komunikasi kami di DailySocial, Slack boleh dianggap sebagai WhatsApp-nya dunia pekerjaan. Ya, WhatsApp Group memang bisa saja digunakan untuk komunikasi tim, tapi tidak akan ideal jika melibatkan jumlah anggota tim yang begitu banyak. Slack di sisi lain mengatasi masalah ini dengan fitur channel.

Berkat channel, saya tidak perlu dipusingkan dengan obrolan super-teknis tim tech DailySocial. Begitu juga sebaliknya, tim tech pun tak perlu dipecahkan konsentrasinya oleh obrolan saya dengan Yoga seputar game. Semuanya punya tempat sendiri-sendiri, tapi ketika bos besar perlu memberikan pengumuman ke semua karyawan, itu pun tetap bisa dilakukan tanpa harus meninggalkan Slack.

Slack bisa digunakan secara cuma-cuma, tapi mereka juga menawarkan paket berlangganan dengan fitur yang lebih lengkap, semisal group video call. Versi gratis Slack di sisi lain cuma menawarkan video call satu lawan satu, fitur search-nya dibatasi pada 10.000 pesan terakhir, dan integrasi aplikasinya tidak bisa lebih dari 10.

Trello

Kalau Slack kami gunakan untuk berkomunikasi, maka Trello kami pakai untuk membagi tugas. Menggunakan Trello ibarat memiliki papan tulis virtual di mana kita dapat menempelkan kertas-kertas Post-It yang bertuliskan tugas masing-masing anggota tim. Kita bisa memantau siapa yang kebagian tugas apa, dan kapan tenggat waktunya.

Lebih efektif lagi adalah ketika Trello diintegrasikan ke Slack, sehingga tim dapat menerima notifikasi Trello dari Slack, dan harapannya tidak ada hal yang terlewatkan. Sama seperti Slack, Trello merupakan layanan gratis, tapi ada versi berbayarnya jika membutuhkan fitur lebih, seperti misalnya batas ukuran attachment yang lebih besar.

Asana

Alternatifnya, kita bisa memakai Asana. Sepintas layanan ini punya banyak kemiripan dengan Trello, akan tetapi fokusnya lebih ke arah workflow, sehingga lebih cocok untuk pengerjaan proyek yang lebih kompleks. Definisi "tim" di Asana juga ditentukan berdasarkan proyeknya. Sebelum ini Asana hanya menawarkan paket berbayar, namun sekarang sudah ada paket gratisan untuk tim kecil yang hendak mencoba.

Office 365

Buat yang pekerjaannya selalu melibatkan software seperti Word, Excel, atau PowerPoint, mungkin tidak ada layanan kolaborasi online yang lebih cocok selain Office 365 dari Microsoft sendiri. Layanan berbayar ini sudah mencakup semuanya, mulai dari medium berkomunikasi (Microsoft Teams), email dan kalender (Outlook), maupun cloud storage (OneDrive).

Paket berbayar yang ditawarkan pun bervariasi, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Office 365 cocok untuk skala apapun, mulai dari penggunaan pribadi sampai bisnis besar sekalipun.

G Suite

Alternatifnya, terutama bagi yang banyak memanfaatkan layanan dari Google, adalah G Suite. Fasilitas inti yang ditawarkan sejatinya tidak terlalu berbeda dari Office 365, mencakup akses ke software produktivitas (Docs, Sheets, Slides), medium komunikasi (Hangouts), email dan kalender, serta cloud storage (Google Drive).

Sama seperti Office 365, G Suite juga menawarkan paket berlangganan yang bervariasi. Oh iya, Google juga cukup murah hati dengan menggratiskan fitur Hangouts Meet yang sebelumnya berbayar sampai tanggal 1 Juli mendatang.

Dropbox Paper

Dropbox yang kita kenal sudah bukan sebatas layanan penyimpanan cloud saja. Sejak 2017, mereka sudah menawarkan Dropbox Paper sebagai wadah untuk berkolaborasi. Meski gratis, fitur-fitur yang disajikan Paper tergolong lengkap. Ia punya task/project management tool-nya sendiri, dan kita juga dapat membuat template dokumen dengan mudah sehingga format yang digunakan semua anggota tim bisa seragam.

Paper juga memungkinkan pembuatan dokumen secara langsung. Kalau boleh disimpulkan, Paper adalah platform kolaborasi minimalis dengan interface yang modern, dan tentu saja ia sangat cocok bagi mereka yang sudah mengandalkan Dropbox sebagai media penyimpanan online-nya. Paper bisa digunakan bersama semua paket Dropbox, baik yang gratis ataupun berbayar.

Discord

Sebagian dari Anda mungkin kaget melihat namanya di sini, akan tetapi Discord sebenarnya lebih dari sebatas Slack-nya para gamer. Pada kenyataannya, tidak sedikit startup yang memanfaatkannya sebagai medium komunikasi utama, dan alasan utamanya biasanya adalah terkait fitur voice channel yang ditawarkan Discord.

Fitur ini memungkinkan sejumlah orang untuk bergabung dan berkomunikasi secara lisan (tanpa video). Slack tidak punya fitur spesifik seperti ini, dan meskipun Discord menciptakannya untuk memudahkan interaksi sesama gamer, tidak ada yang melarang penggunaannya dalam konteks pekerjaan.

Discord juga banyak digunakan dalam konteks pendidikan. Pada kenyataannya, Discord baru saja menyempurnakan fitur live streaming-nya karena banyak guru dan murid yang menggunakannya semenjak virus corona mewabah dan memaksa mereka melangsungkan kegiatan belajar-mengajar dari rumah masing-masing.

Seperti halnya Slack, Discord bisa digunakan tanpa mengeluarkan biaya satu sen pun, akan tetapi tersedia pula versi berbayar dengan fitur yang lebih lengkap. Dua fitur premiumnya yang cocok untuk konteks pekerjaan adalah batasan ukuran upload file yang lebih besar, serta resolusi live stream dan screen sharing yang lebih tinggi (1080p).

Ketimbang WhatsApp, saya pribadi akan lebih memilih Discord untuk keperluan bekerja dan berkolaborasi, terutama berkat fitur voice channel-nya itu tadi. Biarkan saja WhatsApp menjadi 'gudang hoax' yang berasal dari deretan grup keluarga yang kita punyai masing-masing.

Gambar header: Pexels.