Mengoptimalkan Penggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Bisnis dewasa ini banyak memanfaatkan perangkat lunak untuk performa dan kegiatan operasionalnya. Salah satu yang paling populer adalah perangkat lunak manajemen proyek. Selain sudah mulai tersedia banyak pilihan, teknologi juga membuat perangkat lunak tersebut semakin lengkap dengan beberapa fitur integrasi yang disediakan. Namun, penggunaan perangkat lunak ini tidak serta merta langsung melejitkan performa bisnis, ada kendala-kendala yang harus dihindari.

Berikut beberapa daftar kendala yang harus disikapi ketika sudah memutuskan menggunakan layanan manajemen proyek agar penggunaannya optimal.

Kurangnya tujuan dan tolok ukur yang jelas

Produk SaaS (Software as s Services) manajemen proyek menawarkan banyak jenis fitur sehingga sulit diterapkan di bisnis jika tidak memiliki tujuan yang jelas. Mekanisme penggunaan solusi SaaS harus dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis. Cari fitur yang sesuai, bahkan yang cocok dengan niche yang diambil. Jangan ragu untuk mencoba, kebanyakan fitur manajemen produk menawarkan pilihan uji coba gratis untuk beberapa hari. Dari uji coba tersebut, coba simulasikan kerja dan ukur performanya. Pastikan solusinya bisa, dilakukan, dimengerti, dikelola, dan bermanfaat.

Kurangnya pelatihan penggunaan perangkat lunak

Pada saat memutuskan untuk bertransformasi dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek salah satu kesalahan pertama yang harus dihindari adalah membiarkan karyawan mencoba dan mempelajarinya sendiri. Sebagai sebuah tim, dan sebuah bisnis, sangat penting untuk memberikan wawasan atau pelatihan mengenai penggunaan perangkat lunak tersebut. Tujuan jelas, mengurangi risiko kesalahan atau human error karena masalah  teknis. Hal-hal seperti bagaimana melacak tugas masing-masing, mengelola kontak, berbagi data, dan lainnya wajib dimiliki oleh semua orang dalam tim, tanpa terkecuali

Kurang memprioritaskan proyek

Bisnis biasanya bekerja dengan lebih dari satu proyek. Di saat itu anggota tim diwajibkan memiliki kemampuan bekerja paralel mengerjakan beberapa pekerjaan atau proyek secara bergantian dengan dinamis, tujuan tentu untuk menyelesaikannya tepat waktu. Namun, salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah tidak adanya atau kurangnya kejelian bisnis dalam menentukan prioritas.

Harusnya, untuk mengurangi beban karyawan dan anggota tim lainnya, bisnis bisa membagi proyek-proyek tersebut menjadi beberapa pekerjaan kecil yang kemudian di-plot ke masing-masing. Selain itu, setiap pekerjaan juga harus ditandai, mana yang harus diselesaikan dahulu atau prioritas dan yang bisa menunggu.

Kurangnya komunikasi

Salah satu keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek adalah semua terkontrol dengan baik. Waktu jatuh tempo, pekerjaan yang sedang dikerjakan, pekerjaan dan direncanakan semua terdata. Salah satu yang harus ada di samping itu semua adalah komunikasi. Setiap anggota tim harus tetap berkomunikasi dengan masing-masing penanggung jawabnya. Tujuannya agar pemimpinnya bisa mengontrol progres dan kendala yang terjadi. Semakin cepat masalah ditemukan semakin cepat masalah bisa diselesaikan.