Apa Itu Memo: Definisi, Tujuan, Keuntungan, Jenis dan Cara Membuatnya

Kamu tentu pernah mendengar kata memo, atau pernah membuat memo. Memo tidak hanya digunakan dalam lingkup perseorangan, namun hingga lingkup perusahaan atau organisasi juga.

Ada banyak sekali tipe memo, dan ada langka-langkah untuk membuatnya. Apakah kamu tertarik untuk mempelajari memo lebih lanjut? Simak artikel berikut ini ya!

Definisi Memo

Memo dapat merujuk pada beberapa hal, tetapi yang paling sering merujuk pada pesan tertulis atau pengingat yang ditujukan untuk diri sendiri atau orang lain. Dalam lingkungan bisnis dan perusahaan, memo (kependekan dari memorandum) adalah komunikasi tertulis formal yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau membuat pengumuman di dalam organisasi.

Memo dapat digunakan untuk melaporkan kemajuan, meringkas rapat, memberikan instruksi, membuat permintaan, atau menyampaikan informasi lain yang penting untuk diketahui oleh karyawan.

Dalam konteks pribadi, memo dapat berupa catatan atau pengingat yang ditulis untuk membantu mengingat sesuatu yang penting.

Tujuan Memo

Tujuan memo adalah untuk mengkomunikasikan informasi atau pengumuman penting dalam sebuah organisasi. Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis formal untuk menyampaikan informasi kepada karyawan, kolega, atau pemangku kepentingan lainnya dalam organisasi.

Ada beberapa alasan mengapa memo dapat digunakan, antara lain adalah sebagai berikut.

Memberikan Informasi Terbaru

Memo dapat digunakan untuk melaporkan kemajuan proyek, memberikan informasi terbaru mengenai inisiatif baru, atau menginformasikan karyawan mengenai perubahan yang terjadi di dalam organisasi.

Membuat Pengumuman

Memo dapat digunakan untuk membuat pengumuman penting, seperti perubahan kebijakan, prosedur baru, atau acara yang akan datang.

Memberikan Instruksi

Memo dapat digunakan untuk memberikan instruksi kepada karyawan tentang cara melakukan tugas tertentu atau memberikan panduan tentang cara menggunakan sistem atau alat baru.

Meminta Informasi

Memo dapat digunakan untuk meminta informasi dari karyawan atau untuk meminta tindakan tertentu. Secara keseluruhan, tujuan memo adalah untuk memberikan cara yang jelas dan ringkas untuk mengkomunikasikan informasi penting dalam sebuah organisasi.

Dengan menggunakan memo, karyawan dapat diberi tahu tentang perubahan atau pembaruan penting, yang dapat membantu memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.

Keuntungan Memo

Ada beberapa keuntungan menggunakan memo sebagai alat komunikasi dalam organisasi.

Formalitas

Memo adalah alat komunikasi formal yang membantu menyampaikan informasi penting dengan cara yang jelas dan ringkas. Formalitas ini memastikan bahwa pesan tersebut dianggap serius dan kecil kemungkinannya untuk diabaikan.

Pencatatan

Memo memberikan catatan tertulis tentang informasi penting dan dapat disimpan untuk referensi di masa mendatang.

Hal ini dapat berguna dalam situasi di mana ada kebutuhan untuk merujuk kembali ke komunikasi sebelumnya atau untuk melacak kemajuan pekerjaan dari waktu ke waktu.

Kejelasan

Memo sering kali ditulis dengan cara yang jelas dan ringkas, sehingga mudah dibaca dan dipahami. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa pesan yang dimaksud dikomunikasikan secara efektif dan tidak ada kebingungan atau kesalahpahaman.

Akuntabilitas

Dengan menggunakan memo untuk menyampaikan informasi penting, terdapat catatan yang jelas tentang siapa yang mengirim pesan, apa yang disampaikan, dan siapa yang menerimanya. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa setiap orang bertanggung jawab atas tindakan mereka dan ada rantai tanggung jawab yang jelas di dalam organisasi.

Secara keseluruhan, keuntungan menggunakan memo sebagai alat komunikasi termasuk formalitas, kemampuan pencatatan, kejelasan, dan kemampuan untuk meminta pertanggungjawaban individu.

Dengan menggunakan memo, organisasi atau perusahaan dapat memastikan bahwa informasi penting dikomunikasikan secara efektif dan ada catatan yang jelas tentang semua komunikasi.

Jenis Memo

Ada berbagai jenis memo, berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing jenis memo.

Memo Informasi

Memo jenis ini digunakan untuk menyampaikan informasi, seperti perubahan kebijakan perusahaan, update proyek yang sedang berjalan, atau pengumuman umum.

Memo Permintaan

Memo permintaan digunakan untuk meminta sesuatu, seperti sumber daya tambahan atau klarifikasi tentang masalah tertentu.

Memo Konfirmasi

Jenis memo ini mengonfirmasi percakapan atau kesepakatan sebelumnya antara kedua belah pihak, seperti mengonfirmasi waktu pertemuan atau menguraikan detail kontrak.

Memo Rekomendasi

Memo rekomendasi memberikan rekomendasi atau proposal untuk suatu tindakan, seperti merekomendasikan produk atau strategi baru.

Memo Eksekutif

Memo eksekutif digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada para eksekutif atau manajemen tingkat atas, seperti laporan keuangan, rencana strategis, atau keputusan kebijakan tingkat tinggi.

Memo Kebijakan

Memo kebijakan menguraikan kebijakan baru atau perubahan pada kebijakan yang sudah ada dan memberikan informasi tentang bagaimana kebijakan tersebut akan diimplementasikan.

Memo Arahan

Memo arahan memberikan instruksi atau arahan khusus kepada karyawan, seperti menguraikan prosedur atau pedoman baru untuk tugas tertentu.

Cara Membuat Memo

Ada langkah-langkah yang bisa kamu terapkan jika ingin membuat memo. Berikut adalah penjelasan langkah umum untuk membuat memo.

Tentukan Tujuan

Sebelum kamu mulai menulis memo, penting untuk menentukan tujuan dan informasi apa yang perlu dikomunikasikan. Hal ini akan membantumu memastikan bahwa memo kamu jelas dan ringkas, serta pesan yang ingin disampaikan dapat dikomunikasikan secara efektif.

Gunakan Format yang Jelas dan Ringkas

Memo harus ditulis dalam format yang jelas dan ringkas, dengan subjek, tanggal, dan informasi penerima yang jelas. Memo juga harus dibagi menjadi beberapa bagian yang jelas, dengan judul atau poin-poin penting agar lebih mudah dibaca.

Tulis Pernyataan Pembuka

Pernyataan pembuka harus memperkenalkan tujuan utama memo dan memberikan gambaran singkat tentang apa yang akan dibahas dalam memo tersebut.

Berikan Konteks

Tergantung pada tujuan memo, mungkin perlu untuk memberikan informasi latar belakang atau konteks untuk membantu pembaca memahami informasi yang disampaikan.

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas

Saat menulis memo, penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang mudah dimengerti. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca.

Berikan Detail yang Spesifik

Saat menyampaikan informasi penting, penting untuk memberikan detail spesifik untuk memastikan bahwa pesan tersebut dipahami. Hal ini dapat mencakup tanggal, tenggat waktu, dan instruksi atau tindakan spesifik yang perlu dilakukan.

Penutup Memo

Memo harus ditutup dengan ringkasan poin-poin utama dan tindakan apa pun yang perlu dilakukan. Memo juga harus menyertakan informasi kontak untuk pengirim jika penerima memiliki pertanyaan atau masalah.

Koreksi dan Revisi

Sebelum mengirim memo, pastikan untuk mengoreksinya dengan cermat dan merevisi kesalahan atau bahasa yang kurang jelas. Hal ini akan membantu memastikan bahwa pesan yang dimaksud dikomunikasikan secara efektif.

Nah, itu tadi penjelasan menyeluruh mengenai memo. Jika kamu ingin membuat memo, jangan lupa pilih memo sesuai kebutuhan, dan ikuti langkah-langkahnya, ya!