Lima Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menggelar Acara Jumpa Pers

Sebagai seorang tech-reporter tentunya saya sering mendapatkan undangan untuk acara launching, rebranding, media gathering, research report dan masih banyak lagi. Kebanyakan acara tersebut bertujuan untuk melakukan promosi, penyebaran informasi, lebih dekat dengan media dan lainnya.

Dari sekian banyak acara jumpa pers atau media gathering yang saya hadiri, ada beberapa poin yang baiknya menjadi perhatian pelaku startup, terkait dengan cara-cara yang tepat dan relevan untuk bisa sukses saat menggelar acara jumpa pers. Poin-poin berikut akan mengulas cara yang ideal berdasarkan pengalaman pribadi saya sebagai tech-reporter DailySocial.

(1) Tepat waktu

Untuk yang satu ini nampaknya memang agak sedikit sulit diwujudkan, baik dari sisi media maupun pihak penyelenggara. Ketika undangan telah disebarkan idealnya memang kedua belah pihak bisa berkomitmen untuk datang tepat waktu. Saya sendiri merupakan salah satu reporter yang cukup senang hadir lebih awal, mendapatkan kursi dengan view strategis demi mendapatkan ulasan dan sesi foto terbaik.

Pada dasarnya pihak media banyak yang sudah menghormati waktu yang telah ditentukan, meskipun ada juga yang terpaksa datang terlambat karena harus menghadiri liputan lainnya atau karena lokasi yang sulit untuk diakses dan hambatan yang ada (macet). Namun demikian tentunya dari sisi penyelenggara diharapkan juga bisa berkomitmen dengan waktu yang ditentukan dengan melakukan persiapan lebih awal, pihak terkait yang sudah hadir dan siap memberikan presentasi hingga kesiapan dari para tamu VIP yang diundang. Dengan begitu acara bisa berjalan tepat waktu sesuai dengan yang ditentukan.

(2) Presentasi

The most crucial thing during press conference! Kesuksesan sebuah jumpa pers sepenuhnya ditentukan saat presentasi  berlangsung. Sebelum jumpa pers tentukan siapa saja yang paling capable untuk memberikan presentasi, berapa jumlah orang yang akan memberikan presentasi (idealnya tidak lebih dari 3 orang), kemudian siapkan berkas pendukung yang bisa disebarkan kepada media terkait dengan presentasi yang diberikan.

Saat ini sudah banyak pihak penyelenggara yang memberikan isi presentasi (print out) yang sama dengan yang ditampilkan kepada media, agar saat presentasi dan usai presentasi berkas tersebut bisa menjadi bahan pendukung pembuatan artikel.

Yang perlu diingat adalah penting untuk memberikan presentasi yang relevan dengan produk, tidak terlalu rumit dan tidak terlalu banyak sehingga membingungkan media dan terlalu lama bercerita sehingga menjadi kehilangan fokus kepada materi yang ada. Terlalu santai atau terlalu singkat dalam memberikan presentasi juga baiknya dihindari, agar media tidak kehilangan arah dan nantinya akan memberikan informasi yang salah atau kurang lengkap.

Disinilah para CEO, CTO hingga CMO bisa tampil bersinar mempromosikan produk yang dibanggakan dengan semua informasi dan data yang ingin dibagikan. Gunakan kesempatan ini sebaik-baiknya dan yakinkan media untuk bisa menulis artikel yang terbaik untuk perusahaan.

(3) Press release

Perlu diupayakan oleh pihak penyelenggara untuk membuat press release yang informatif, berisikan data yang akurat dan tentunya poin-poin yang relevan sebagai acuan media. Pada umumnya semua press release yang diberikan kepada media tidak semuanya disadur, ada beberapa poin yang kemudian dikembangkan bahkan ditulis lebih ‘in depth’.

Saya sempat menemukan beberapa press release yang memuat beberapa data dan poin penting yang sangat membantu reporter untuk menuliskan artikel, karena selain data topik dari sesi Q&A (tanya jawab) hingga presentasi di awal acara, sering digunakan sebagai acuan dalam penulisan artikel.

Jika press release bisa merangkum semua presentasi serta menambahkan beberapa poin yang mungkin terlewatkan saat sesi Q&A dan presentasi, akan lebih baik agar artikel yang dibuat bisa lebih compelling, memiliki news value dan lengkap.

(4) Sesi tanya jawab

Sesi yang satu ini merupakan favorit saya! Tanya jawab merupakan momen yang bisa digunakan oleh media untuk menggali lebih banyak pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya lebih detil kepada perusahaan. Apa pun pertanyaannya pihak penyelenggara baiknya menjawab sejelas dan sebaik mungkin. Seusaikan jawaban Anda dengan topik presentasi hingga produk yang ditawarkan, siapkan jawaban yang benar dan ketahui sebaik mungkin hal-hal yang terkait dengan perusahaan Anda.

Idealnya saat sesi tanya jawab hadirkan pihak-pihak yang cakap dan bisa menjawab ragam pertanyaan yang dilontarkan, apakah itu dari sisi teknologi, pemasaran, strategi hingga target ke depan. Jika Anda seorang CEO sudah cukup mampu menjawab semua pertanyaan yang ada, tampilah dengan percaya diri dan kuasai semua pertanyaan yang ada.

Biasanya jawaban dari sesi tanya jawab ini akan menjadi headline atau key point dari sebuah artikel yang akan dituliskan oleh media, untuk itu persiapkan dengan baik sebelum dan saat sesi berlangsung.

(5) Follow up questions / door stop / one-on-one interview

Jangan kaget jika saat sesi tanya jawab tidak banyak media yang melontarkan pertanyaan, selain enggan biasanya sesi follow up/door stop atau one-on-one merupakan sesi yang paling sering dimanfaatkan oleh media. Biasanya pihak-pihak yang relevan dan telah memberikan presentasi hingga jawaban saat sesi tanya jawab, akan diserbu oleh media untuk pertanyaan yang hampir serupa, lebih mendalam sesuai dengan kepentingan dari masing-masing media.

Jika perusahaan Anda enggan untuk menjawab pertanyaan dengan cara ini, sesi one-on-one interview juga bisa dilakukan, dengan cara mengelompokkan berapa banyak media yang bisa mendapatkan waktu eksklusif dengan CEO, CTO, CMO dan pihak terkait lainnya. Lakukan kegiatan ini secara bergilir, singkat dan padat.

Tidak bermaksud untuk menggurui atau sedikit ‘sok tahu’, namun apa yang saya tulis merupakan pengalaman pribadi serta curahan hati yang sebenarnya dari seorang tech-reporter seperti saya. Pada akhirnya media hanya ingin mendapatkan informasi yang benar, didukung dengan data yang lengkap dari pihak penyelenggara untuk menghasilkan artikel yang menarik, komplit dan tentunya benar.