Contoh Surat Paklaring: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

Ketika kamu mengundurkan diri dari pekerjaan, kamu akan mendapat beberapa hak sebagai karyawan, salah satunya surat paklaring. Pernah dengar tentang surat paklaring?

Memiliki surat paklaring berarti memiliki bukti pengalaman bekerja di sebuah perusahaan dalam periode waktu tertentu. Ini artinya, dengan memiliki surat paklaring di tangan, kamu bisa membuktikan kinerjamu kepada perekrut di perusahaan baru.

Penasaran tentang surat paklaring? Artikel ini bakal membahas surat paklaring secara mendalam, mulai dari pengertian hingga beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi bagi praktisi HRD.

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring adalah dokumen keterangan pengalaman kerja yang dikeluarkan perusahaan kepada karyawan ketika dirinya sudah tidak lagi bekerja di perusahaan terkait, baik karena mengundurkan diri (resign), pemutusan hubungan kerja (PHK), atau pensiun.

Surat paklaring tidak bisa dibuat sendiri oleh karyawan karena pada dasarnya ia adalah penilaian kinerja dari perusahaan sehingga penulisannya juga harus mengikuti format resmi. Surat paklaring dibuat oleh HR perusahaan, memakai kop surat perusahaan, dan ditandatangai pimpinan HR atau pimpinan yang berwenang.

Setelah itu, karyawan perlu menunggu mulai dari seminggu hingga 1 bulan sampai surat paklaring selesai dibuat. Karyawan juga tak perlu menunggu cap atau tanda tangan Dinas Ketenagakerjaan, cukup dari pimpinan berwenang di perusahaan terkait saja.

Di dalam surat paklaring, perusahaan perlu menyantumkan nama karyawan, jabatan terakhir, masa kerja, gaji, hingga benefit yang dimiliki. Sayangnya, masih sedikit perusahaan Indonesia yang mau menyebutkan gaji dan benefit karyawan dalam surat paklaring.

Syarat Pembuatan Surat Paklaring

Minimal masa kerja

Perlu diingat, surat paklaring hanya bisa didapat ketika karyawan sudah bekerja minimal satu tahun di perusahaan terkait atau sesuai kontrak yang disepakati. Jika kurang dari setahun atau sebelum jatuh kontrak, maka karyawan tersebut tidak bisa mengurus surat paklaring.

Ketentuan minimal satu tahun ini dianggap sebagai parameter kematangan karyawan dalam melakukan pekerjaan di bidangnya. Hal ini tentu perlu diperhatikan oleh kaum millennial atau gen Z yang suka bergonta-ganti pekerjaan sebelum satu tahun. Ini karena surat paklaring memiliki banyak manfaat yang nanti dibahas lebih lanjut di segmen selanjutnya.

Pengunduran diri secara baik-baik

Syarat lainnya untuk membuat surat paklaring adalah penyelesaian masa kerja yang baik. Artinya, karyawan harus memastikan dirinya telah melaksanakan seluruh tanggung jawabnya sebelum meninggalkan perusahaan.

Selain itu, alasan penyelesaian kerja bukan karena dipecat atau melakukan wanprestasi. Jika bukan karena kedua hal tersebut, maka karyawan berhak mendapat surat paklaring dan perusahaan wajib mengeluarkan surat tersebut.

Ini karena surat paklaring diatur dalam Undang-Undang sebagai hak normatif pekerja. Jika perusahaan tidak mengeluarkan surat paklaring, perusahaan bisa kena teguran berupa sanksi, atau paling parah dicabut izin usahanya.

Fungsi Surat Paklaring

Ada berbagai alasan mengapa surat paklaring penting bagi karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan terkait. Berikut daftarnya.

Pencairan dana Jaminan Hari Tua (JHT)

Yang pertama, surat paklaring sangat penting untuk proses pencairan dana yang sudah dikumpulkan karyawan melalui BPJS Ketenagakerjaan. Dana yang sudah terkumpul merupakan dana JHT yang baru bisa diambil sepenuhnya saat berusia 56 tahun.

Meski begitu, kamu masih bisa mengambil 10% dari total jumlah yang terkumpul sebelum usia 56. Namun, untuk mencairkan dana tersebut, kamu harus menyertakan surat paklaring sebagai salah satu syaratnya. Jika tidak, maka dana yang terkumpul di BPJS Ketenagakerjaan tidak bisa diambil.

Pengajuan pinjaman bank dan kartu kredit

Selain slip gaji, surat paklaring juga menjadi syarat dokumen untuk pengajuan pinjaman bank dan kartu kredit. Misalnya pengajuan Kredit Tanpa Agunan (KTA), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), Kredit Pemilikan Rumah (KPR), dan sejenisnya. Surat paklaring menjadi dokumen tinjauan bank untuk memperkirakan apakah calon debitur sanggup membayar cicilan.

Melamar pekerjaan baru

Pada umumnya, ketika kamu ingin melamar pekerjaan baru, tak jarang perusahaan akan meminta referensi kerja. Nah, keterangan yang berisi kontribusi dan penilaian atas kinerja di perusahaan sebelumnya di dalam surat paklaring bisa kamu jadikan sebagai referensi kerja.

Melamar beasiswa jalur profesional dan keperluan sertifikasi kompetensi

Bagi kamu yang ingin mendaftar beasiswa untuk S2 atau S3 melalui jalur profesional, kamu bisa menggunakan surat paklaring berlegalisir sebagai dokumen penunjang. Selain itu, menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 18 Ayat 3, surat paklaring juga bisa digunakan sebagai dokumen penunjang sertifikasi kompetensi sesuai bidangnya.

Cara Membuat Surat Paklaring

Jika kamu praktisi HRD, kamu perlu tahu cara membuat surat paklaring yang baik dan benar, karena ini bersangkutan dengan pengalaman kerja seseorang. Berikut komponen yang wajib ada dalam surat paklaring.

1. Kop surat. Menandakan legalitas karena dikeluarkan oleh perusahaan legal.
2. Nama perusahaan. Bagian ini bisa dicantumkan dalam kop surat, lengkap beserta alamat dan kontak yang bisa dihubungi seperti email atau nomor telepon kantor.
3. Identitas berwenang. Yang akan memberikan penilaian dan/atau menandatangani surat.
4. Nama surat. Sama seperti judul surat, berada di tengah atas, tepat di bawah kop surat.
5. Nomor surat. Umumnya terletak di pojok kanan atas surat. Namun, terdapat pula yang meletakkannya di bawah nama surat.
6. Isi surat. Terdiri dari identitas karyawan sebagai pihak yang dinilai kinerjanya, kemudian lanjut pada penilaian kinerja dari perusahaan.
7. Kalimat penutup, untuk menutup surat.
8. Tanda tangan, dari pimpinan HR atau yang berwenang.

Contoh Surat Paklaring

Untuk lebih memahami bentuk surat paklaring, kamu perlu menengok beberapa contohnya. Berikut 2 contoh surat paklaring yang bisa dijadikan referensi.

Contoh Surat Paklaring I

PT JAYA SENTOSA

Jl. Semarang No. 16, Surabaya, Jawa Timur

(0211)1234 5678

email: jayasentosa@office.net

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No. 148/V/HR/2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : Nyimas Saras

Jabatan     : Kepala HRD PT Jaya Sentosa

Alamat      : Jl. Semarang No. 16, Surabaya, Jawa Timur

Menerangkan bahwa  di bawah ini:

Nama        : Setiabudi Warni

Alamat      : Jl. Solo No. 176, Surabaya, Jawa Timur

Telah bekerja di perusahaan kami terhitung sejak 1 Mei 2018 sampai 11 Mei 2022, dengan jabatan terakhir sebagai Asisten Manajer Marketing.

Selama bekerja di perusahaan kami, Setiabudi Warni selalu memberikan ide-ide kreatifnya dengan hasil yang baik serta loyal terhadap perusahaan. Tidak hanya itu, yang bersangkutan juga tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Kami ucapkan terima kasih atas dedikasinya selama 4 tahun di PT Jaya Sentosa dan berharap Setiabudi Warni selalu sukses dalam kariernya.

Nyimas Saras

Kepala HRD PT Jaya Sentosa

Contoh Surat Paklaring II

PT DIGITAL NUSANTARA

Jl. Pahlawan No. 17, Jakarta Pusat

(027)1234 5678

email: digitalnusantara@office.net

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No. 234/V/HR/2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : Setiawan Hadi

Jabatan     : Direktur PT Digital Nusantara

Alamat      : Jl. Pahlawan No. 17, Jakarta Pusat

Menerangkan bahwa  di bawah ini:

Nama        : Dewi Saputri

Alamat      : Jl. Merdeka No. 68, Serang, Banten

Telah bekerja di perusahaan kami terhitung sejak 2 Desember 2015 sampai 8 Maret 2022, dengan jabatan terakhir sebagai Manajer Product Development.

Selama bekerja di perusahaan kami, Dewi Saputri selalu melaksanakan tanggung jawab dengan baik, mengembangkan produk dengan inovasi-inovasi terbaik, serta loyal terhadap perusahaan. Tidak hanya itu, yang bersangkutan juga tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Kami ucapkan terima kasih atas dedikasinya selama 7 tahun di PT Digital Nusantara dan berharap Dewi Saputri selalu sukses dalam kariernya.

Setiawan Hadi

Direktur PT Digital Nusantara

Demikian pembahasan mendalam mengenai surat paklaring beserta contohnya. Pastikan kamu mengurus surat ini mengingat banyak manfaat yang bisa didapat dari surat ini.

Sumber gambar header: Unsplash