Dukung Ruang Bertumbuh, Kiat eFishery Jaga 800 Karyawan Terbaiknya

Sedari awal, eFishery berambisi ingin membangun ekosistem akuakultur di Indonesia yang tidak hanya menguntungkan seluruh pemangku kepentingan, tetapi juga berkelanjutan bagi pembudidaya ikan dan udang. Misi ini begitu kental dengan unsur sosial karena selama ini sektor tersebut termarginalkan.

Untuk menciptakan dampak tersebut, internal perusahaan perlu membangun mindset yang sama, dalam bentuk struktur organisasi, kultur, dan value perusahaan, agar setiap aksi yang dilakukan berada dalam satu napas. Tugas inilah yang diemban Chrisna Aditya selaku Co-Founder dan Chief of Staff di eFishery -- terlebih dengan kondisi jumlah pegawai yang saat ini telah menembus angka 800 orang.

Keseluruhan talenta ini terbagi menjadi 11 divisi dan tiga unit bisnis: eFishery Farm yang berkaitan dengan proses budidaya, eFishery Mall untuk membeli pakan benih dan mendapat pembiayaan buat petani, dan eFisheryFresh sebagai platform marketplace dari produk petani ke end user.

Tim terbesar perusahaan dipegang oleh sales and expansion, karena eFishery berfokus pada petani. Dibutuhkan tim lapangan untuk membantu proses on boarding teknologi. Berikutnya, adalah tim product dan engineering, bisnis dan operasional, finance, dan marketing.

Semakin bertumbuhnya bisnis, dibutuhkan pula standarisasi sistem agar proses kerja karyawan tetap nyaman dan mampu mendorong mereka untuk bertumbuh. Berkaitan dengan hal itu, Chrisna berbagi pengalamannya dalam wawancara singkat bersama DailySocial.

Menjaga kultur perusahaan

Chrisna bercerita, eFishery dimulai dari empat orang. Meski demikian, dengan 800 orang anggota tim, nilai-nilai perusahaan yang dijunjung tidak berubah. Ia dan tim menyadari bahwa saat perusahaan ekspansi, penguatan sistem, value perusahaan, hingga employee journey harus senantiasa dibangun secara berkesinambungan.

“Jadi ketika orang semakin banyak, sistem harus semakin kuat agar manajemennya tidak berjalan secara sporadis. Sistem juga perlu dibuat secara profesional, dengan demikian orang-orangnya bisa tetap bertumbuh [kemampuannya]. Perusahaan jadi lebih bagus lagi.”

Ada delapan nilai yang dijunjung perusahaan. Beberapa di antaranya adalah meningkatkan entrepreneurial mindset agar solusi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan target konsumen, selalu memberikan dampak ke petani, mengutamakan kejujuran dan integritas, inovasi untuk tumbuh bersama, dan apapun yang dilakukan tiap orang punya dampak buat perusahaan dan konsumen.

Nilai-nilai tersebut perlahan ditanamkan saat proses seleksi karyawan baru. Ia dan tim mengutarakan kepada calon kandidat, seperti apa visi dan misi perusahaan supaya mereka paham dan satu jalur dengan apa yang dicari perusahaan. “Lalu saat on boarding session kita beri dokumen dan video untuk mendalami lebih jauh, dari turunan hingga target masing-masing departemen.”

Kemudian, dalam tahap lanjutan, membuka diskusi secara rutin antara karyawan dengan para founder eFishery, demi memastikan visinya tetap sama.

“Setelahnya kita monthly concall (conference call) buat arahan, lalu menurunkannya dalam OKR. Hal ini bertujuan agar semua inisiatif yang dibangun sejalan dengan goal yang dibangun perusahaan.”

Hal yang sama juga berlaku buat tim di lapangan. Ada offline manager yang senantiasa terbuka untuk ruang diskusi bila ada permasalahan dan menjembatani visi perusahaan agar tetap selaras. Mereka juga berkesempatan untuk berdiskusi langsung dengan C-level dan jajaran head agar lebih dekat secara personal.

Tim lapangan di eFishery merupakan orang lokal yang direkrut setelah melalui standarisasi yang dicari perusahaan. Chrisna menilai, orang lokal dianggap memiliki nilai lebih saat berkomunikasi dengan para petani dengan bahasa daerah masing-masing, sehingga dapat terasa lebih personal pendekatannya. “Manager di tiap lokasi akan rutin melakukan coaching, supaya standar [visi misi] kita tetap sama.”

“Dengan growth eFishery yang kencang, tahun depan bisa 1000 karyawan sebab kami ingin memberi dampak yang lebih jauh. Terlebih sekarang ini kami WFH yang terbukti bisa mendorong growth kita lebih besar, di samping itu bisa attract talent lebih luas lagi [tidak hanya di kota besar].”

Gerak kencang eFishery dalam menambah talenta baru tak lain dalam rangka mewujudkan rencana perusahaan untuk ekspansi ke Thailand dan Vietnam tahun depan. Perusahaan akan bekerja sama dengan perusahaan lokal yang akan membantu proses ekspansi dan operasionalnya untuk melakukan uji coba terlebih dahulu.

Memanfaatkan platform teknologi

Perusahaan yang semakin tumbuh membutuhkan bantuan teknologi untuk mengotomasinya. Kebutuhan tersebut semakin tervalidasi semenjak pandemi. eFishery kini memanfaatkan platform teknologi secara end-to-end untuk mengakomodir seluruh kebutuhan karyawan yang sepenuhnya WFH hingga saat merekrut karyawan baru.

“Kami sekarang full WFH. Pada tahap awal butuh penyesuaian habit yang perlu dibangun, termasuk bagaimana cara dokumentasi dari seluruh proses kerja yang tadinya belum sepenuhnya digital jadi full digital. Intinya adalah bagaimana tracking performance karyawan meski tidak tatap muka, tapi kinerjanya harus sesuai dengan ekspektasi perusahaan.”

Keputusan full WFH ini diklaim justru membuat kinerja eFishery tumbuh empat kali lipat, melesat dari target awal perusahaan. Masing-masing divisi dapat menentukan sendiri cara mereka bekerja, tidak dipukul rata dengan standar perusahaan. Yang terpenting adalah bagaimana dengan sistem yang seragam bisa diintegrasikan dengan baik sesuai dengan cara kerja masing-masing.

Adapun saat merekrut, eFishery memanfaatkan applicant tracking system untuk memantau seluruh pergerakan proses perekrutan. Tiap bulan perusahaan memroses 80-100 calon karyawan baru. Kondisi tersebut sudah tidak memungkinkan bila dilakukan dengan tenaga manusia.

Sesi onboarding karyawan untuk kebutuhan absensi, cuti, reimburse, payroll, dan HRIS, sekarang sepenuhnya dilakukan secara mandiri (self service). “Terkait manajemen kerja bisa melihat progres produktivitas pekerja apakah on track dengan target atau belum, lalu ada dokumentasi kalender untuk melihat visibilitas secara online, dan dokumentasi dari hasil MoM yang bisa diakses semua orang.”

Program eFishery Campus

Untuk mendorong jiwa entrepreneurship, sambung Chrisna, perusahaan menyusun program eFishery Campus yang berisi berbagai paket pelatihan untuk menunjang kemampuan karyawan. Di antaranya, program mentoring, coaching, one-on-one session, cources, yang rutin diadakan untuk regenerasi calon pemimpin baru.

Program pengembangan karyawan ini juga dibuat versi mininya, alias bisa dikustomisasi berdasarkan kebutuhan masing-masing divisi. “Tim people and operation memfasilitasi kebutuhan dari tiap divisi, lalu kami desain dari segi perusahaan bentuk programnya seperti apa agar tidak berjalan secara sporadis.”

Hal menarik yang ada di program eFishery Campus ini adalah memungkinkan tiap karyawan untuk magang di divisi lain. Langkah ini hadir untuk mengakomodasi karyawan usia muda yang cenderung mudah bosan dan ingin belajar hal baru, sekaligus menjaga retensi dan engagement antara karyawan dengan tim dan perusahaan.

“Saat kami ngobrol dengan karyawan yang resign, mereka menginginkan kebutuhan untuk bertumbuh. Kami pun mencoba memfasilitas kebutuhan tersebut dengan membuka kesempatan untuk magang di antar departemen. Cara ini adalah bentuk menjaga engagement kami dengan karyawan tetap bagus, mereka bisa belajar hal baru.”

Diklaim program ini membantu eFishery menekan angka resign karyawan hingga di bawah 1%. Angka tersebut menjadi pencapaian yang baik di tengah hiruk pikuknya fenomena startup yang kerap membajak karyawan terbaik.