6 Hal Penting dalam Memilih File Server Perusahaan selama Work from Home

Masa Pandemi COVID-19 yang telah berlangsung sejak bulan Maret lalu mendorong perusahaan harus terus beradaptasi dengan sistem kerja work from home (WFH). Namun, realitanya masih banyak perusahaan yang belum siap untuk mengimplementasikan sistem kerja ini. Perusahaan-perusahaan yang masih mengandalkan akses terhadap file server secara tradisional akan mengalami banyak kesulitan.

Dengan memiliki akses file server yang masih tradisional, karyawan akan kesulitan mengakses data karena hanya dapat diakses melalui server perusahaan. Untuk itu, dalam sistem kerja work from home, perusahaan perlu beralih menggunakan file server yang mendukung remote working sehingga para karyawan tetap dapat bekerja secara efektif.

Untuk mengetahui lebih lanjut, berikut kami hadirkan beberapa hal penting yang harus diperhatikan bila perusahaan Anda ingin beralih menggunakan infrastruktur teknologi yang mendukung remote working melalui pemilihan file server yang tepat selama masa pandemi ini.

1. Mengevaluasi Penggunaan Hybrid-Cloud pada Bisnis Anda

Banyak perusahaan mulai mengadaptasi penggunaan hybrid-cloud melalui kombinasi file server seperti Windows dengan beberapa penyedia jasa cloud. Namun, Anda harus dapat memastikan integrasi antara file server yang digunakan bisa berjalan dengan baik. Bila tidak, hal tersebut akan menyebabkan file kantor tersebar di berbagai platform dan memungkinan adanya data yang terduplikasi sehingga dapat memakan banyak ruang.

Selain itu, Anda juga harus melihat biaya-biaya tambahan yang perlu dibayar seiring bertambahnya penggunaan dan kebutuhan perusahaan terhadap masing-masing fungsi cloud. Salah satu cara mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan produk (Network Attached Storage) yang memanfaatkan server cloud dan solusi on-premise sehingga dapat terintegrasi dengan baik, tanpa banyak biaya tambahan, serta seluruh fitur yang dibutuhkan dapat tersedia dalam satu produk.

2. Melihat Total Biaya Berlangganan dan Pemeliharaan

Biaya berlangganan untuk software dan hardware sebuah file server pada umumnya hanyalah sebuah puncak gunung es. Akan ada biaya-biaya tambahan lainnya seperti lisensi, biaya berlangganan ulang, serta biaya tambahan bila Anda membutuhkan fungsi tambahan. Untuk mengatasi hal tersebut, carilah penyedia file server yang tidak memberikan biaya tambahan pada lisensi dan charge untuk fungsi tambahan yang dibutuhkan dalam penggunaannya.

Sebagai contoh, hal ini juga telah diterapkan oleh korporasi besar asal Vietnam, TTT Corporation, yang berhasil menghemat anggaran hingga kurang lebih Rp1 Miliar (USD 68,000 ) tiap tahunnya karena menggunakan produk file server seperti Synology Drive. Hal ini dikarenakan produk tersebut membebaskan penggunanya dari biaya lisensi dan biaya tambahan lainnya saat membutuhkan fitur-fitur tambahan.

3. Kemudahan dalam Melakukan Migrasi File Server

Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah bagaimana kemudahan dalam melakukan migrasi bila Anda menggunakan sebuah file server baru.  Anda harus memastikan bahwa file server baru tersebut dapat cocok dengan infrastruktur teknologi perusahaan. Selain itu, file server ini juga perlu dapat langsung bergabung dengan domain directory perusahaan seperti Windows AD, Azure AD, atau LDAP agar dapat langsung diakses dan digunakan.

4. Aksesibilitas Server

Tentunya tujuan utama kita dalam memilih file server baru ini adalah memudahkan akses data dan file secara jarak jauh selama work from home di masa pandemi ini. Untuk itu, penting bagi Anda memastikan bahwa server baru yang akan digunakan dapat mendukung akses jarak jauh yang memudahkan semua pengguna. Bila bisnis Anda memerlukan pertukaran data maupun file dengan partner dan konsumen, server baru ini juga harus dapat menangani hal tersebut dengan cepat dan aman. Selain itu, pastikan pula bahwa server ini dapat diakses menggunakan internet pribadi karyawan yang sebelumnya sudah diberikan akses.

5. Mendukung Kolaborasi

Selain dapat diakses dari jarak jauh, hal penting yang juga harus diperhatikan adalah apakah file server yang akan digunakan dapat diintegrasikan dengan sejumlah collaboration tools. Hal ini diperlukan agar para karyawan dapat mengedit dokumen, spreadsheet, atau slide presentasi secara bersamaan sambil mengakses file dan data yang tersedia pada server.

6. Memiliki Kemampuan Backup dan Redundancy Data

Terakhir, pilihlah solusi file server yang juga menawarkan kemampuan backup, self-service recovery dan redundancy data dengan biaya yang tepat. Fungsi-fungsi ini sangat penting dimiliki bila bisnis Anda tidak dapat mentolerir terjadinya downtime yang dapat merugikan bisnis serta menghentikan proses kerja lainnya. Selain itu, pastikan file server ini juga dapat membantu para karyawan melakukan pemulihan data yang tidak sengaja terhapus.

Dengan memperhatikan enam hal penting di atas, Anda dapat beralih menggunakan infrastruktur teknologi yang mendukung remote working melalui pembaruan file server secara lebih efisien. Salah satu solusi teknologi file server yang dapat memenuhi enam hal di atas adalah produk NAS (Network Attached Storage) dari Synology. Beberapa produk seperti DS920+, RS820RP+, dan SA3400 direkomendasikan untuk menjadi solusi teknologi perusahaan Anda.

Ketiga produk ini juga memiliki keunggulannya masing-masing, Anda dapat menyesuaikan pemilihannya berdasarkan kebutuhan file serving perusahaan. Berikut tabel perbandingan spesifikasi masing-masing produk unggulan tersebut:

Dengan menggunakan produk NAS seperti Synology Drive, Anda dapat memiliki file server berbasis cloud yang dapat diakses dengan aman secara jarak jauh tanpa biaya tambahan apapun dalam penggunaannya.

Selain itu, penggunaan solusi file server yang dapat mencakup semua faktor yang dibutuhkan dapat membantu perusahaan Anda bekerja dengan lebih maksimal dan mencapai potensi penuh. Meskipun harus bekerja secara work from home di masa pandemi ini.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang produk-produk NAS tersebut, silakan hubungi Synology melalui link berikut ini.

Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Synology