Memahami Inventory Control dalam Bisnis: Pengertian, Metode, Aplikasi, hingga Manfaatnya

Dalam menjalankan dan mengelola suatu usaha, kontrol inventaris (inventory control) merupakan salah satu hal paling krusial. Para pelaku usaha mulai dari pengusaha retail multiplatform, grosir, hingga e-commerce perlu memahami aktivitas bisnis satu ini.

Pasalnya, kontrol inventaris merupakan kegiatan bisnis yang berubah-ubah dan cukup sulit untuk dilakukan. Aktivitas ini berkaitan dengan permasalahan tingginya tingkat permintaan konsumen, tekanan dalam meminimalisir biaya, dan juga mempersingkat proses supply chain.

Ingin tahu penjelasan lebih lengkap terkait kontrol inventaris dalam bisnis? Berikut ulasan tentang kontrol inventaris mulai dari pengertian, metode, aplikasi pendukung dan manfaatnya bagi kelangsungan bisnis. Simak selengkapnya.

Pengertian Kontrol Inventaris (Inventory Control)

Kontrol inventaris atau disebut juga sebagai kontrol stok adalah proses mengelola inventaris perusahaan, baik itu yang berada di gudang perusahaan atau tersebar di lokasi lain. Prosesnya dilakukan sejak awal stok dimiliki hingga sampai ke tujuan akhir.

Tujuan akhir inventaris yang dimaksud ada dua jenis, di antaranya secara ideal yakni sampai ke pelanggan dan secara tidak ideal yakni sampai ke pembuangan. Kontrol inventaris ini memantau pergerakan, penggunaan, dan penyimpanan barang.

Secara umum, tujuan utama dari kontrol inventaris adalah memastikan bahwa jumlah optimal setiap produk yang dimiliki perusahaan terjaga. Selain itu, juga untuk melacak pesanan pembelian dan menjaga rantai pasokan secara fungsional.

Berbagai Metode Kontrol Inventaris

Baik buruknya kontrol inventaris yang dilakukan akan berpengaruh besar pada kegiatan operasional perusahaan. Maka dari itu, perusahaan perlu memahami metode terbaik dalam mengelola inventaris. Berikut beberapa di antaranya:

• Tracking atau Pelacakan Inventaris

Pelacakan inventaris adalah metode kontrol inventaris dengan cara memantau barang persediaan dan mengetahui dimana letak produk satuan disimpan dalam gudang perusahaan. Dalam melakukan pelacakan, real-time tracking menjadi cara ampuh untuk tetap memegang kendali penuh atas inventaris tersebut.

• Tetapkan Poin Re-order atau Pemesanan Ulang

Poin pemesanan ulang adalah upaya memesan lebih banyak inventaris pada setiap stok atau SKU (stock keeping unit) untuk mencegah terjadinya kehabisan persediaan. Cara ini dilakukan saat perusahaan telah mencapai tingkat stok tertentu untuk setiap produk.

• Pertahankan Quality Control atau Kontrol Kualitas

Kontrol kualitas sangat bergantung pada kontrol inventaris. Pemantauan kualitas akan sangat bergantung pada kepemilikan informasi mendetail tentang jumlah setiap item dalam stok dan termasuk dalam batch apa. Dengan begini, perusahaan dapat bertindak cepat jika perlu melakukan penarikan kembali produk.

• Berlakukan Sistem Zonasi di Gudang

Seiring pertumbuhan bisnis efisiensi di dalam gudang perlu semakin dijaga. Dengan metode zonasi di gudang, kontrol inventasis akan dilakukan secara optimal. Caranya dapat dimulai dengan mengelompokkan produk dengan kriteria tertentu di area yang sama dan mudah diakses.

• Lakukan Audit secara Rutin

Inventory control adalah suatu kegiatan yang mampu memudahkan audit inventaris yang dengan cara yang lebih efisien, sehingga mampu mengidentifikasi dan menangani masalah yang lebih cepat atau bahkan sebelum masalah tersebut hadir.

Aplikasi Pengelola Stok Barang bagi Bisnis

Meskipun kontrol inventaris dapat dilakukan secara manual, kini banyak teknologi yang dapat membantu perusahaan mengelola stok dan rantai pasokan perusahaan. Dengan menggunakan sistem otomatis dari aplikasi atau software, kontrol inventaris dapat dilakukan secara efisien dan akurat minim human error.

Beberapa kegiatan kontrol inventaris yang dapat dibantu oleh sistem, antara lain seperti:

• Pemindai atau scan barcode yang terintegrasi.
• Hitung inventaris secara akurat dan lengkap.
• Melacak inventaris fisik dengan pesanan penjualan dan pembelian
• Mengidentifikasi informasi detail terkait produk seperti lokasi, hingga riwayat produk.
• Adanya laporan dan penyesuaian inventaris.

Sedangkan, beberapa software dan aplikasi yang dapat digunakan oleh pelaku usaha untuk melakukan kontrol inventaris, antara lain:

• Inventory Management App by Zoho

• POS System and Stock by Kyte

• eStock

• Smart Inventory System

• Stock Count

Manfaat Inventory Control bagi Bisnis

Ada pun manfaat dan keuntungan melakukan kontrol inventaris perusahaan, antara lain:

• Menjaga Akurasi Perhitungan

Inventory control mampu memberikan nilai yang akurat terkait setiap item dari seluruh unit produk dimiliki oleh perusahaan, melalui pemindaian barcode. Dengan begitu, perusahaan akan memiliki gambaran terkait level persediaan produk dari waktu ke waktu.

• Menyeimbangkan Penawaran dan Permintaan

Kontrol inventaris yang akurat dapat membantu perusahaan dalam menyeimbangkan penawaran dan permintaan, sehingga menghindari risiko terjadinya kelebihan atau kekurangan stok. Kelebihan stok dapat memakan tempat untuk gudang yang lebih besar, sedangkan kekurangan stok dapat mengganggu pemenuhan pesanan.

• Membantu Ambil Keputusan

Inventory control adalah kegiatan yang akan membantu perusahaan memprediksi dan mengidentifikasi kegiatan usaha dari hulu ke hilir. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari kemacetan, mempercepat proses, mengidentifikasi barang yang bergerak dengan lambat atau usang, serta membantu mengevaluasi setiap pemasok.

• Mengurangi Penghapusan Stok

Kontrol inventaris yang akurat membantu mengurangi penghapusan. Jika perusahaan terlalu banyak menimbun produk musiman, kehilangan item karena kontrol inventaris yang buruk, atau mengalami kerusakan stok, perusahaan harus menghapus stok tersebut. Imbasnya, perusahaan akan merugi karena pemborosan.

Demikian ulasan terkait kontrol inventaris mulai dari pengertian, metode, aplikasi pendukung dan manfaatnya bagi kelangsungan bisnis.