Management Project: Pengertian, Tujuan, Aspek dan Tahapannya

Untuk mencapai keberhasilan suatu proyek, ada banyak hal yang perlu dilakukan dan diperhatikan. Tentunya hal ini bertujuan agar proyek tersebut dikerjakan seefisien mungkin, terutama dalam hal waktu dan biaya.

Maka dari itu, untuk memantau seluruh hal yang berkaitan dengan proyek dibutuhkan management project yang baik. Pasalnya, management project berkaitan dengan proses pengaturan jalannya suatu proyek agar mencapai keberhasilan.

Lantas, apa yang sebenarnya dimaksud dengan management project dan apa saja yang termasuk di dalamnya? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel ini!

Apa Itu Management Project?

Mengutip dari Project Management Institute, management project adalah penggunaan pengetahuan, keterampilan, tools dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada banyak orang. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa management project membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dengan mengelola proyek dengan baik.

Dalam pelaksanaannya, management project akan selalu berkaitan dengan proses inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan. Mereka yang bertanggung jawab atas keberlangsungan proyek ini disebut sebagai project manager.

Tujuan Management Project

Umumnya, management project digunakan untuk menyelenggarakan suatu proyek bisnis dalam rentang waktu tertentu. Selain itu, management project juga memiliki tujuan lain, seperti:

1. Mencapai tujuan prusahaan
2. Merancang dan menyelenggarakan proyek tanp masalah
3. Meningkatkan produktivitas SDM perusahaan
4. Mencari dan memanfaatkan peluang
5. Mempererat komunikasi dan kesatuan karyawan

Aspek Management Project

Management project juga memiliki beberapa aspek yang dijadikan sebagai pedoman dasar dalam membangun kebijakan, aturan maupun proses berlangsungnya sebuah proyek. Beberapa aspek management project, antara lain:

1. Integrasi (Integration)

Integrasi berguna untuk mendorong kinerja ti dan melakukan sinkronisasi informasi. Hal ini berkaitan dengan area yang bisa mengintegrasikan berbagai proses dan metodologi project management. Tujuannya, untuk membangun strategi yang membuat kerja sama tim menjadi lebih baik.

2. Waktu (Time)

Aspek waktu mencakup bagaimana penjadwalan suatu proyek dilakukan, dikelola dan dipantau. Waktu harus dipikirkan dengan matang agar tujuan proyek dapat tercapai.

3. Ruang Lingkup (Scope)

Ruang lingkup berkaitan dengan jumlah total pekerjaan untuk menghasilkan sebuah proyek. Tujuannya adalah untuk menghindari bentrokan tugas atau pekerjaan di luar ruang lingkup yang telah ditentukan.

4. Biaya (Cost)

Aspek biaya berkaitan tentang pengelolaan anggaran dan pengendalian biaya dalam sebuah proyek. Hal ini mencakup pengumpulan, analisis, dan pelaporan agar tidak terjadi pengeluaran yang berlebihan.

5. Mutu atau Kualitas (Quality)

Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengaaan proyek harus dipastikan memenuhi kualitas atau mutu yang diharapkan. Caranya adalah dengan terus mengukur kualitas selama proyek berjalan dan melakukan koreksi apabila terdapat penyimpagan.

6. Sumber Daya (Resource)

Seluruh sumber daya yang digunakan dalam suatu proyek harus dipastikan maksimal. Pasalnya, sumber daya tersebut akan dialokasikan sesuai kebutuhan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi secara maksimal.

7. Komunikasi (Communication)

Komunikan merupakan salah satu hal penting agar sebuah proyek dapat berjalan secara lancar. Dalam hal ini, komunikasi melibatkan pembuatan channel atau frekuensi yang tepat agar semua orang dapat memahami dan menerimanya secara tepat waktu.

8. Risiko (Risk)

Risiko menjadi suatu hal yang tidak dapat dihindarkan dari sebuah proyek. Oleh sebab itu, risiko yang mungkin akan muncul harus diidentifikasi sedini mungkin, mulai dari mengidentifikasi, evaluasi, dan melakukan pencegahan agar dapat diminimalisir.

9. Pengadaan (Procurement)

Pengadaan berkaitan dengan proses pengoptimalan anggaran yang disediakan untuk barang, jasa, dan sumber daya lain yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Tujuannya, agar sumber daya dapat digunakan dan poyek akan berjalan dengan lancar.

10. Stakeholder

Stakeholder berperan untuk memantau jalannya proyek berlangsung. Dalam hal ini, stakeholder berhak mengetahui mengenai hambatan, anggaran, perubahan dan progres pengerjaan dari suatu proyek.

Tahapan dalam Management Project

1. Tahap Permulaan (Initiating)

Tahap pertama yang harus dilakukan dalam management project adalah tahap perumulaan. Dalam tahap ini, ada banyak hal yang harus ditentukan, mulai dari tujuan, ruang lingkup proyek, risiko, anggaran yang diperlukan, perkiraan waktu, serta memilih manajer proyek yang tepat.

2. Tahap Perencanaan (Planning)

Setelah menentukan berbagai aspek penting yang dibutuhkan dalam proyek, maka kamu bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya, yakni perencanaan. Dalam tahap ini, seorang project manager harus mampu membuat rancangan yang berkaitan dengan keseluruhan proyek dari awal hingga akhir, mulai dari jumlah sumber daya yang dibutuhkan, waktu pengerjaan hingga rencana perencanaannya.

Ingat, dalam melakukan perencanaan suatu proyek, kamu juga perlu mempertimbangkan keberadaan stakeholder. Sebab, mereka harus dilibatkan untuk mengatahui seluruh hal yang berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung.

3. Tahap Pelaksanaan (Executing)

Dalam tahap pelaksanaan ini, seorang project manager harus memastikan bahwa seluruh komponen berjalan sesuai timeline dan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya. Hal tersebut termasuk dalam memilih SDM yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek, mulai dari team leader, vendor, supplier, dan beberapa pihak lainnya.

Project manager juga bertugas untuk memastikan seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan proyek berjalan dengan lancar. Tak hanya itu saja, ia juga harus bertanggung jawab terhadap jalannya proyek tersebut, termasuk melakukan perbaikan apabila ditemukan adanya kesalahan.

4. Tahap Pengawasan (Control and Monitoring)

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seorang project manager harus mampu dalam melakukan penilaian terhadap setiap progres dari proyek yang sedang dikerjakan. Dalam hal ini, ia harus bertindak untuk melakukan pengawasan terhadap kesalahan atau hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Seluruh kesalahan dan ketidaksesuaian harus diperhatikan secara detail agar dapat segera diatasi sehingga tidak akan berdampak buruk terhadap kelancaran proyek.

5. Penutupan (Closing)

Tahap penutupan dilakukan ketika project manager telah menyelesaikan kontrak dengan berbagai pihak ksternal yang sebelumnya dilibatkan, membuat pengarsipan, serta laporan proyek. Tak hanya itu saja, seorang project manager juga harus bertanggung jawab dalam melakukan pemeliharaan dan penyelesaian berbagai masalah yang bisa muncul.

Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai management project. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa management project penting dilakukan untuk mencapai keberhasilan suatu proyek.