Minutes of Meeting (MoM): Definisi, Tujuan, dan Cara Membuatnya

Meeting atau rapat sangat penting jika kamu bekerja di perusahaan. Cara ini adalah satu-satunya cara untuk mendiskusikan proyek, ide, dan masalah penting lainnya dengan rekan kerja.

Rapat bagus untuk berbagi informasi di berbagai departemen perusahaan dan juga di berbagai tingkat hierarki yang ada di setiap organisasi.

Namun, seringkali kita lupa tentang apa yang diucapkan saat rapat yang sudah lama. Karena itu, biasanya ada yang mencatat selama rapat terjadi.

Catatan itu disebut Minutes of Meeting atau biasa disingkat menjadi MoM.

Definisi Minutes of Meeting

MoM adalah catatan yang mencatat semua poin selama rapat. Biasanya dicatat oleh sekretaris atau orang yang bertugas mencatat selama rapat. MoM ditulis di akhir rapat dan harus ditandatangani oleh semua yang hadir dalam rapat.

MoM harus berisi hal-hal berikut:

1. Siapa yang hadir dan tanggal serta waktu pertemuan
2. Tujuan pertemuan dan berapa lama pertemuan itu dijadwalkan
3. Setiap keputusan yang dibuat selama rapat, termasuk keputusan yang diambil
4. Poin tindakan apa pun yang diberikan kepada individu atau kelompok

Tujuan Minutes of Meeting

Tujuan utama pembuatan MoM adalah untuk mencatat semua yang dibicarakan dalam rapat dan siapa yang mengatakan apa.

Pentingnya membuat MoM adalah membantu untuk melacak apa yang telah dibahas dan disepakati selama rapat.

Catatan yang diambil selama rapat dapat digunakan nanti sebagai bantuan dalam pengambilan keputusan atau perencanaan kegiatan di masa mendatang sehingga dapat menghindari pengulangan diskusi sebelumnya.

Selain itu, MoM juga sangat penting bagi orang yang tidak hadir dalam rapat untuk dapat mengikuti diskusi yang berlangsung selama rapat.

Cara Membuat Minutes of Meeting

MoM dapat diambil secara manual atau elektronik. Yang pertama melibatkan penulisan catatan sambil mendengarkan apa yang dikatakan, sedangkan yang kedua melibatkan perekaman audio dan video dari seluruh pertemuan.

Langkah pertama dalam membuat MoM adalah mengidentifikasi informasi apa yang perlu dicatat.

Kamu perlu memutuskan format MoM agar dapat dibaca dengan mudah oleh siapa saja yang ingin membacanya kembali di kemudian hari.

Setelah tahap ini selesai, kamu dapat mulai merekam semua yang terjadi selama rapat ke kertas atau ke format digital seperti Microsoft Word atau Google Docs.

Demikianlah penjelasan selengkapnya mengenai Minutes of Meeting (MoM), semoga bermanfaat.