[Simply Business] Berdisiplin Dengan Uang Bisnis

Sudah sering kita mendengar, cashflow adalah darah untuk sebuah bisnis. Kalau aliran darah berhenti, atau terlalu banyak darah yang keluar tanpa ada produksi sel darah pengganti, seekor makhluk mamalia akan langsung mati. Hal ini sangat mendasar, saya yakin semua pembaca sadar dan tahu mengenai hal ini.

Namun, mengetahui teori sangat berbeda dengan implementasi aktual di lapangan pada saat kita benar-benar menjalankan bisnis kita. Terlalu sering saya bertemu atau mendengar cerita bagaimana sebuah bisnis terpaksa berhenti karena 'bangkrut', alias kehabisan cash. Yang menarik adalah, hampir semua sebenarnya tahu bahwa mereka sedang melakukan kesalahan manajemen keuangan, tetapi seperti tidak berdaya saat hal ini terjadi

Ternyata, pengelolaan keuangan usaha bukan hanya teori yang bisa diajarkan di kelas, atau belajar dari buku yang begitu banyak beredar tentang ini. Semua teori yang diajarkan tidak akan berguna jika si pemilik bisnis tidak memiliki mindset yang tepat. Kenapa saya bilang begitu? Karena banyak sekali kasus yang saya temui berakar pada satu masalah yang sama: mencampur keuangan bisnis dan personal.

Hal yang kesannya sepele ini ternyata sulit dilakukan apabila si pemilik bisnis tidak memiliki self-discipline dan kesadaran diri. Kesadaran diperlukan bahwa bisnis adalah sebuah badan yang berbeda, dan harus terpisah dari si pemilik. Sebagai pribadi, si pemilik bisnis atau founder tentu memiliki pemasukan dan pengeluaran uang setiap bulannya. Yang harus disadari sedari awal adalah, bisnis juga memiliki pemasukan dan pengeluaran uang yang berbeda dengan si pemiliknya. Pemasukan bisnis bukanlah pemasukan si pemilik. Bahkan pemasukan pemilik kemungkinan besar adalah pengeluaran bisnis (contoh paling mudah: gaji).

Hal ini sebenarnya adalah prinsip dasar akuntansi yang sering disebut a separate entity. Hal dasar yang sering dilanggar oleh para pebisnis yang tidak disiplin. Dari pemilik warung kecil yang membiarkan anak atau temannya mengambil makanan tanpa membayar, sampai pemilik bisnis yang mungkin sudah besar tapi menggunakan dana bisnisnya untuk membayar uang pangkal sekolah anaknya. 'Dosa' keduanya sama, karena berarti uang bisnis tercampur dengan uang pribadi. Bagi si pemilik warung, ada pendapatan bisnis yang seharusnya diterima tetapi tidak didapat. Bagi pemilik bisnis yang kedua, ada pengeluaran kas bisnis yang seharusnya adalah pengeluaran pribadi.

Tips pertama dan paling mudah adalah selalu menggunakan rekening bank yang berbeda untuk dana pribadi ataupun bisnis. Kalau bisnis sudah berbentuk badan usaha (contoh CV atau PT), tentu lebih baik semua transaksi dilakukan dari rekening atas nama usaha. Kalaupun belum berbadan usaha, sebenarnya mudah saja kita pergi ke bank untuk membuka satu rekening lagi yang terpisah dari rekening pribadi kita sehari-hari. Pengalaman pribadi saya adalah pada saat bisnis baru berjalan dan pengurusan badan usaha masih belum selesai, saya membuka joint account dengan partner bisnis saya. Semua transaksi bisnis dilakukan melalui rekening ini sebelum rekening perusahaan bisa dibuka.

Walaupun sudah memisahkan rekening, masih dibutuhkan kedisiplinan untuk pengelolaan uang usaha. Hal yang sangat sering dilanggar adalah ketidakjelasan pencatatan pada saat menjalankan usaha. Terkadang kita sebagai pemilik harus menalangi kebutuhan bisnis. Contoh yang pernah saya alami misalnya untuk pembelian domain dan pembayaran beberapa business services yang berbasis web seperti Surveymonkey, Mailchimp, Hootsuite dan lain lain.

Semua pembayaran ini dilakukan lewat kartu kredit milik co-founder saya. Tetapi dengan sadar kami selalu mencatat, bahwa semua ini adalah pengeluaran bisnis (business expense), dan dicatat sebagai hutang perusahaan kepada co-founder saya. Suatu saat uang ini harus dibayarkan kembali. Bahkan lebih baik lagi jika sudah ada sistem reimbursement untuk penggantian segala pengeluaran bisnis yang 'ditalangi' oleh pemilik

Pencatatan bisa dilakukan secara simpel sendiri, atau menggunakan jasa akuntan. Semua pilihan Anda, tetapi yang paling penting adalah disiplin untuk mencatat. Akuntan yang paling baik adalah yang membantu si pemilik bisnisnya untuk disiplin mencatat segala transaksi, termasuk dana pribadi yang terpakai untuk bisnis, atau sebaliknya.

Pernah saya temui pemilik bisnis yang semua tagihan kartu kreditnya dibayari oleh perusahaan dengan alasan sering digunak an untuk keperluan bisnis. Ketika dilihat lebih dalam, memang banyak transaksi kartu kredit itu untuk pembayaran makan di restoran dengan alasan menjamu klien. Tapi ada juga transaksi di sebuah hypermarket. Menjamu klien untuk membeli beras dan daging? I don't think so. Disiplin di sini diperlukan untuk mencatat satu persatu transaksi di kartu tersebut dan tidak hanya dianggap menjadi satu tagihan begitu saja.

Self-discipline ini adalah awal dari mindset yang benar untuk pengelolaan arus kas atau cashflow. Tanpa disiplin ini, bisnis sebesar apapun akan mengalami masalah cashflow.

Setelah 12 tahun berkecimpung di dunia perbankan, Dondi Hananto mendirikan Kinara Indonesia, sebuah inkubator bisnis di Indonesia yang memiliki visi untuk membangun ekosistem kewirausahaan di Indonesia. Ia juga merupakan salah satu pendiri Wujudkan, sebuah platform crowdfunding untuk merealisasikan berbagai macam proyek kreatif di Indonesia. Anda dapat follow Dondi di Twitter, @dondihananto.

[ilustrasi foto dari Shutterstock]