Sistem ERP: Pengertian, Jenis, dan Manfaat Bagi Perusahaan

Bagi kamu yang baru pertama kali mendengar istilah ini, ERP adalah sistem manajemen informasi bisnis atau perusahaan yang banyak digunakan oleh perusahaan besar maupun kecil. Sistem ERP mampu mengumpulkan dan mengatur informasi bisnis penting dan membantu perusahaan bekerja secara efisien dan efektif.

Sebagian besar pelaku bisnis mungkin akrab dengan istilah "ERP", tetapi hanya sedikit yang memahami fitur dan manfaat pasti yang dapat dibawa perangkat lunak ini ke bisnis mereka. Oleh karena itu, artikel ini menjelaskan apa itu ERP, cara kerjanya, apa saja jenisnya, apa keuntungannya bagi bisnis dan tipsnya.

Definisi ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis menggunakan perangkat lunak terintegrasi. Pada dasarnya, ERP adalah aplikasi yang mengotomatisasi dan mengontrol proses bisnis serta mengumpulkan input dari berbagai data.

Informasi ini mencakup akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan informasi pribadi. Saat informasi dikumpulkan di database pusat, pemimpin perusahaan tahu bagaimana memberi mereka wewenang.

Mulai dari analisis berbagai strategi, menemukan metode untuk memperbaiki proses dan mencapai keuntungan efisiensi untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini juga membantu bisnis menghemat biaya dan produktivitas karena membutuhkan lebih sedikit waktu untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Dalam istilah awam, ERP adalah sistem yang memfasilitasi proses bisnis di semua departemen. Dengan bantuan ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi sumber daya bisnisnya untuk kebutuhan produksi dan kepegawaian.

Awalnya, ERP diterapkan pada produksi menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ). Sistem jadwal yang digunakan masih berbasis kertas. Sistem ini secara bertahap digantikan oleh sistem Material Resource Planning (MRP).

MRP dikembangkan pada tahun 1960-an dan kemudian menjadi MRP II. ERP modern digunakan di perusahaan pada 1990-an sebagai perangkat lunak yang terintegrasi ke dalam kehidupan bisnis sehari-hari.

Sistem ERP adalah alat digital baru yang memungkinkan bisnis mengelola hubungan rantai pasokan, mengelola inventaris, mengotomatiskan akuntansi, dan lainnya. Saat ini, ERP ditemukan di beberapa industri di berbagai bidang. Selain itu, perangkat lunak ERP kini tersedia di platform cloud-hosted.

Jenis ERP Berdasarkan Implementasi

Terdapat beberapa jenis ERP berdasarkan kegunaan atau implementasi dalam perusahaan. Masing-masing jenis tentu memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri.

Berikut beberapa jenis sistem ERP, diantaranya:

ERP On Premise

Ini adalah software ERP yang digunakan secara langsung dalam perangkat di perusahaan. Sistem ini dirancang untuk semua ukuran perusahaan, meskipun mungkin lebih sesuai untuk perusahaan kecil dan menengah.

Open Source ERP

Seperti halnya software open source lainnya, jenis ERP ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa, memodifikasi, dan meningkatkan kode sumber ERP.

Adanya ERP open source, perusahaan mampu menyesuaikan aplikasi agar lebih sesuai dengan tempat kerja.

ERP Berbasis Cloud

Jenis ERP ini tersedia melalui layanan hosting Cloud. Opsi ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data secara real-time selama perusahaan memiliki akses internet. Software ERP berbasis cloud umumnya cocok digunakan dalam perusahaan besar.

Hybrid ERP

ERP ini merupakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang memadukan penyebaran on-premise dan berbasis Cloud.

Manfaat Sistem erp

Ada beberapa manfaat dari penggunaan ERP dalam perusahaan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Visibilitas dan Efektifitas Alur Kerja

Sebelum menggunakan sistem ERP, koordinasi antara beberapa workstation membutuhkan lebih banyak usaha. Jika kamu ingin memperbarui bagian tertentu dari perusahaan, kamu harus menelepon atau mengunjungi kantor pihak terkait.

Dengan bantuan sistem ERP, perusahaan kini dapat merevolusi transparansi proses kerja di perusahaan. Bisnis dapat mengakses database ERP bersama untuk informasi transaksi real-time.

Analisis Data

Untuk menjalankan bisnis, pengambilan keputusan harus berpedoman pada informasi yang akurat. Nah, ERP adalah solusi untuk menyediakan metode pengumpulan, analisis, dan pelaporan data. Bahkan ada cara untuk menganalisis data secara real time untuk membuat perubahan langsung pada proses manufaktur perusahaan.

Solusi Penjadwalan

Manfaat selanjutnya adalah mempermudah perusahaan dalam hal penjadwalan. Perusahaan dapat mengatur shift kerja karyawan, kapan inventaris dikirim, dan kapan waktunya perusahaan menjalani pemeliharaan.

Kolaborasi Lintas Departemen

Semakin banyak departemen yang ada di perusahaan, semakin penting untuk mengontrol komunikasi internal untuk menghindari penyalahgunaan.

Itulah mengapa ERP hadir sebagai alat komunikasi yang mengelola semua dokumen, file, email, teks, dan rekaman panggilan yang dipindai. Bahkan ada saluran internal pribadi untuk komunikasi instan, seperti aplikasi CRM untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

Manajemen Risiko dan Keamanan Data

Sistem ERP juga bermanfaat dalam melindungi bisnis dari praktik penipuan di era digital. Saat bisnis perusahaan sedang online, perusahaan dapat memberikan keamanan tambahan dengan melakukan audit otomatis dan pemantauan penipuan.

Apalagi jika perusahaan memproses banyak data sensitif. Menggunakan sistem ERP dapat memberikan keamanan dengan menyimpan semua dokumen dan komunikasi penting. Organisasi juga dapat mengurangi duplikasi data dengan menyimpan semua data dalam satu sistem terpadu.

Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan harus mempertimbangkan beberapa variabel unik dalam bisnis mereka. Apakah perusahaan bekerja sama dengan perusahaan internasional? Apakah perusahaan harus secara rutin menyerahkan dokumen resmi kepada pihak berwenang?

Untuk memudahkan operasional perusahaan, tersedia software ERP dengan modul khusus yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Misalnya software akuntansi yang bisa kamu gunakan sesuai kebutuhan bisnis kamu dengan built-in financial management.

Sistem ERP telah menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin menggunakan sumber daya secara bijak. ERP dapat membantu perusahaan merealokasi sumber daya manusia dan keuangan atau membangun proses yang lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi.

Selain itu, ERP juga menguntungkan dalam hal perencanaan dan koordinasi. Karyawan dapat melihat daftar detail inventaris dan pesanan pelanggan yang tersedia saat ini. Kemudian bandingkan pesanan pemasok dan perkirakan permintaan di masa mendatang. Jika perlu, mereka dapat melakukan penyesuaian untuk menghindari masalah yang tidak diinginkan.