Berkenalan dengan Solusi SaaS "Cards" untuk Kelola Pesantren dan Santri

Upaya pemerataan solusi digital masih terus diupayakan oleh berbagai pihak. Kali ini datang untuk menyelesaikan masalah pengelolaan di pondok pesantren. Inisiasi pertama digagas oleh Muh Arif Mahfudin (CEO), Hari Yuliawan (COO), dan Agung S. D. (CTO) yang terinsipirasi saat berdiskusi dengan pengurus di salah satu pesantren di Kabupaten Cilacap, Jawa Barat.

"Kami bertemu dengan pengasuh Pondok Pesantren Al-Ihya Ullumadin. Beliau bercerita kesulitan mengelola uang saku santri yang jumlahnya lebih dari 1.500 orang. Saat ini banyak problem, mulai dari pembagian uang saku harian yang cukup menguras waktu, laporan uang hilang, pencatatan transaksi tidak akurat, hingga pelaporan penggunaannya kepada para orang tua," ujar Arif saat dihubungi DailySocial.id.

Sebelum hadir dengan Cards, sebenarnya produk pertama yang mereka bertiga buat adalah SaaS, dinamai Cazh. Solusinya tidak jauh berbeda dengan aplikasi kasir online lainnya di pasaran, yakni pencatatan buku yang lengkap, terintegrasi dengan sistem pembayaran digital, dan memiliki situs online sendiri.

Solusi ini sendiri sudah ada sejak perusahaan berdiri di 2018. Namun dalam perjalanannya, Cazh tidak luput dari dampak pandemi. Akhirnya, mengharuskan Arif dan kawan-kawan untuk pivot, sampai akhirnya yakin dengan potensi dari Cards yang lebih menjanjikan.

"Semenjak pandemi di Maret 2020, kami melihat pengguna POS kami turun signifikan karena memang kondisi waktu itu banyak outlet terpaksa tutup operasional, terutama merchant kuliner. Hal ini berdampak pada pemasukan kami."

Berbekal data internal, ternyata merchant POS yang masih berjalan saat itu adalah kantin di pondok pesantren. Lantas hal tersebut didalami lebih jauh oleh tim. "Hasilnya, kami mengembangkan fitur membership dari Cazh menjadi layanan yang lengkap untuk sekolah sebagai produk Cards, sedangkan Cazh Pos sebagai pendukung dari ekosistem Cards."

Ekosistem kartu digital Cards

Setelah mendalami permasalahan di pondok pesantren, Arif dan timnya sepakat untuk pivot. Dari hasil masukan, pengurus pesantren menginginkan solusi lengkap, tidak hanya aplikasi kasir untuk kantin saja, tapi juga transaksi yang aman dan mudah untuk uang saku, dasbor manajemen untuk sekolah, hingga aplikasi yang dapat digunakan para orang tua untuk memantau anaknya di pesantren.

"Mereka ingin ada solusi perbankan, semisal transaksi menggunakan e-money tidak menyelesaikan masalah. Meski e-wallet itu alternatif yang aman dan mudah secara non-tunai, tapi tidak bisa diterapkan di pondok pesantren karena mereka tidak diperkenankan bawa smartphone. Untuk itu, perlu dicarikan solusi yang sesuai dengan kondisi dan teknologi yang memungkinkan untuk diterapkan di sana.”

Arif dan kawan-kawan yang sebelumnya berlatar belakang di dunia finansial, tertantang melihat tantangan tersebut untuk bisa memberikan solusi agar pengelolaan pesantren dapat lebih efisien, mulai dari administrasi, pengelolaan uang saku, hingga keuangan dapat dilakukan oleh sistem.

"Jadi waktu pengurus yang sebelumnya digunakan untuk mengurus administrasi, bisa berfokus pada peningkatan kualitas sistem pendidikan santri."

Ada lima pihak yang terhubung dalam ekosistem Cards. Pertama, manajemen sekolah dapat mengelola dan memantau semua data dari satu dasbor, baik untuk mengatur data akademik, jadwal, pengumuman, tagihan, tabungan siswa, mengelola kartu, top-up, limit, blokir/unblokir, dan sebagainya.

Kedua, guru dapat mengelola data terkait akademik, jadwal pelajaran, presensi, dan rapor siswa. Ketiga, kantin akan mendapat akses kelola toko, karyawan, melayani penjualan tunai dan non-tunai, QR Code untuk menu makanan, dan laporan penjualan.

Keempat, untuk orang tua tersedia aplikasi Cards untuk top up saldo sebagai uang saku anak, membatasi transaksi harian, melihat riwayat saldo, bayar tagihan sekolah, melihat presensi, informasi, jadwal, hingga rapor. Terakhir, untuk siswa akan mendapatkan kartu ID eksklusif dengan desain yang dapat disesuaikan dengan branding sekolah.

Kartu tersebut menjadi identitas mereka di dalam dan di luar sekolah, saldonya dapat digunakan untuk jajan di kantin, bayar tagihan di admin, dan presensi. Bila kartu hilang, dapat diblokir, untuk diganti baru, dengan jaminan saldo tetap aman.

Startup asal Purwokerto ini pun mantap untuk memperluas adopsi Cards ke lebih banyak pesantren. Pasalnya, dari populasi pesantren yang berjumlah lebih dari 30 ribu dengan total santri sekitar enam juta ini, punya permasalahan yang relatif sama. Dapat dipastikan solusi Cards dibangun berdasarkan dari masalah yang nyata di lapangan.

"Solusi dari hulu ke hilir menjadi andalan kami kepada pondok pesantren. Kami membantu digitalisasi tidak hanya dari sisi transaksi dan keuangan, tetapi mulai dari penyediaan situs pondok, sistem penerimaan santri baru, pembayaran tagihan atau istilahnya di sini uang jariyah, hingga fasilitas untuk alumni."

“Jadi sebenarnya pembeda kami dengan yang lainnya adalah ekosistem yang kuat antara santri, lembaga, orang tua, unit bisnis pondok dan alumni, di mana memungkinkan mereka untuk terus terhubung,” sambung Arif.

Rencana berikutnya

Arif menjelaskan sejak Cards dimulai pada Maret 2021, hingga kini solusinya telah digunakan oleh lebih dari 190 pondok pesantren dan sekolah swasta dari TK hingga SMA. Dari total pengguna, sebanyak 80% di antaranya datang dari instansi pondok pesantren, sisanya dari sekolah swasta. Rata-rata jumlah siswa per sekolah berkisar 300-500 siswa. Lokasinya mayoritas di kota lapis dua dan tiga di Jawa Tengah dan Jawa Barat.

Selanjutnya, dari situ total pengguna, ada sebanyak 65 ribu kartu siswa dan santri yang telah terdistribusi dan dapat digunakan sebagai alat transaksi di kantin sekolah mereka. Adapun dari sisi nominal transaksinya, diklaim mencapai Rp143 miliar untuk lebih dari dua juta kali transaksi di 2022.

Ke depannya, Cards akan ditingkatkan kemampuan dengan solusi perbankan digital yang lengkap untuk dunia pendidikan di sekolah dan pesantren, mulai dari pembayaran, keuangan, hingga pembiayaan. Tak hanya, fungsi kartu Cards untuk cross selling, memungkinkan para santri untuk bertransaksi di luar ekosistem pondok pesantrennya.

Dengan model bisnis B2B ini, Arif mengaku pihaknya dapat menutup seluruh operasionalnya dari pendapatan yang rutin diperoleh setiap bulannya. Sebagai catatan, Cazh dengan produk sebelumnya, sempat mendapat pendanaan tahap awal berkat masuk sebagai peserta inkubasi di Indigo (Telkom). Dana tersebut dimanfaatkan untuk pengembangan produk.

"Pada tahun ini kami berencana mempercepat perluasan layanan dan juga pengembangan produk. Untuk itu, kami masih butuh dukungan investasi dari pihak lain kaitannya dehgan hal itu."

Mengenai prospek bisnis POS Cazh, Arif menegaskan bahwa produk tersebut masih berjalan, hanya saja tidak dipasarkan secara masif lagi sebagai produk utama, hanya terbatas di kalangan pesantren dan sekolah. Saat ini tim produk masih bekerja untuk pengembangan Cazh Pos versi dua yang berfokus pada perbaikan fitur dan penambahan fitur keanggotaan dan program loyalitas.

Diharapkan kehadiran fitur teranyar tersebut dapat mendongkrak adopsi Cards sebagai platform keanggotaan untuk pelanggan merchant Cards. "Rencananya akan kami rilis di awal kuartal II tahun ini. Harapannya Cazh Pos ini tidak sekadar POS, tetapi juga mendukung merchant dengan program-program pelanggan yang menarik dan terhubung dengan ekosistem Cards,” pungkas dia.