Surat Undangan Resmi: Pengertian, Contoh dan Cara Membuatnya

Surat undangan resmi dibutuhkan dalam menjalin relasi dengan pihak di luar lembaga maupun perusahaan, untuk itu perlu diperhatikan strukturnya

Chairunisa - 20 September 2022

Click here to reserve your spot!

Undangan resmi merupakan salah satu kebutuhan masyarakat dalam dinamika pandemik pasca-Covid-19, dan kita berharap dapat bertemu kembali secara tatap muka. Untuk undangan, hanya mengandalkan pesan singkat dan telepon biasa saja tidak cukup. Terutama untuk tamu penting dan rekan kerja.

Untuk itu perlu dipahami contoh-contoh undangan formal agar susunan dan susunan yang dikandungnya tidak tepat saat penulisan undangan.

Sebelum melihat contoh-contohnya, berikut DailySocial.id jabarkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam surat undangan resmi.

Komponen Surat Undangan Resmi

Kop Surat

Kop surat atau kop surat adalah bagian yang harus dicantumkan dalam semua surat dinas. Kop surat digunakan untuk mengkomunikasikan kewenangan pengirim surat. Setiap agensi atau perusahaan membutuhkan template kop suratnya sendiri.

Bagian ini juga harus ditulis secara lengkap. Kop surat berisi nama lembaga, alamat dan nomor telepon. Untuk informasi lebih lanjut, kamu harus melampirkan logo perusahaan atau lembagamu di bagian ini.

Nomor dan Tanggal Surat

Angka dan tanggal sama pentingnya. Informasi ini dimaksudkan untuk memudahkan pengumpulan data. Selain itu, tanggal surat memberi tahu penerima kapan surat itu dibuat.

Nama Penerima Surat

Nama penerima harus dicantumkan dalam surat untuk memperjelas isi surat. Surat itu tidak boleh dibaca kecuali nama yang dituju. Penulisan nama penerima secara tidak langsung juga memberikan kesan percakapan dua arah.

Isi Surat

Surat tanpa isi tidak ada gunanya. Oleh karena itu, orang yang menulis undangan resmi harus menyebutkan maksud dan tujuan surat tersebut. Jika kamu menulis undangan, pastikan untuk menyatakan dengan jelas isi surat di awal.

Informasi Acara

Konten undangan juga harus menyertakan informasi acara yang terperinci. Informasi yang harus tersedia adalah lokasi dan waktu pelaksanaan. Sebaiknya tentukan durasi acara kamu sehingga tamu undangan tahu berapa banyak waktu yang mereka perlukan untuk menghadiri acara tersebut.

Jika acara yang diselenggara online, pastikan untuk menyertakan tautan ke acara tersebut. Ini memungkinkan undangan untuk segera bergabung jika acara dimulai nanti.

Agenda Acara

Acara resmi harus dipersiapkan jauh sebelum undangan dikirim. Oleh karena itu, agenda untuk acara selanjutnya harus dilampirkan. Juga, sertakan durasi untuk setiap agenda agar terlihat lebih disiplin.

Tanda Tangan Pengirim/Pihak Penyelenggara

Tanda tangan juga harus diberikan sebagai bukti bahwa surat itu memang dikirim oleh agensi. Pastikan orang yang menandatangani surat tersebut adalah orang yang berwenang.

Bahasa Surat

Pemilihan istilah berdasarkan surat undangan resmi pun wajib sopan & nir berbelit-belit. Kamu perlu eksklusif menuliskan tujuan surat tadi dibuat. Gunakan pula bahasa Indonesia ragam formal. Perhatikan perindikasi baca ketika menulis agar gampang dibaca & maksudnya tersampaikan.