Tips Relasi Media untuk Startup (Bagian 1): Menulis Siaran Pers

Ada banyak cara yang dapat dilakukan startup untuk memperkenalkan produknya ke masyarakat luas, salah satunya melalui relasi media. Selain memiliki basis pembaca, media umumnya akan memberikan ulasan komprehensif seputar layanan yang diusung startup, dengan nada yang memudahkan kalangan konsumen untuk memahami visi produk tersebut. Untuk mencapai sana, salah satu yang bisa dilakukan startup ialah dengan mengirimkan siaran pers.

Siaran pers (press release) yang dikirimkan ke media harus memuat informasi yang padat dan berisi, sehingga diperlukan kiat khusus hingga melahirkan dokumen rilis yang baik. Berikut ini adalah tips yang dapat diikuti ketika hendak menyusun sebuah siaran pers terkait peluncuran atau pembaruan produk.

Menyusun kerangka materi

Tahap ini perlu dilakukan untuk menghasilkan rancangan dari struktur dokumen rilis yang akan dibuat. Struktur sebuah rilis bisa saja berbeda, bergantung pada tujuan akhir yang diharapkan. Misalnya untuk pengenalan startup baru, struktur rilis dapat terdiri dari beberapa poin berikut ini:

1. Memberikan gambaran singkat startup atau produk yang diusung.
2. Memaparkan masalah apa yang ingin coba diselesaikan, lebih baik lagi disertai dengan data relevan.
3. Menceritakan latar belakang startup, mulai dari founder, tahun berdiri, hingga status pendanaan/investor.
4. Mendeskripsikan secara detail fitur masing-masing produk.
5. Menuliskan sambutan dari founder terkait visi dan harapan dengan adanya produk tersebut.

Berbeda lagi ketika materi yang diumumkan adalah sebuah pengumuman, misalnya perolehan pendanaan, maka strukturnya dapat berupa:

1. Memberikan gambaran singkat tentang pendanaan tersebut, diperoleh dari siapa, dalam tahapan apa, dan berapa jumlah nilainya.
2. Memaparkan rencana alokasi pendanaan tersebut akan digunakan untuk apa.
3. Menuliskan sambutan dari founder dan perwakilan investor.
4. Menceritakan capaian startup yang telah diraih dari awal sampai pendanaan ini didapat.
5. Mendeskripsikan target capaian yang akan dikejar pasca pendanaan.

Masing-masing adalah poin yang harus ada, jika terdapat hal lain bisa disertakan dalam paragraf berikutnya sebagai informasi sekunder. Penyusunan kerangka juga dimaksudkan agar rilis tersebut memiliki alur cerita yang runut, sehingga memastikan perspektif yang dipahami jurnalis sesuai dengan visi yang ingin disampaikan oleh startup.

Menulis draf siaran pers

Salah satu teknik penulisan siaran pers yang baik adalah dengan metode “segitiga terbalik”, terdiri dari informasi primer, informasi sekunder, dan lain-lain. Pada informasi sekunder tuliskan inti materi yang ingin disampaikan, paragraf ini idealnya dapat mendefinisikan secara detail apa yang dituliskan dalam judul. Misalnya untuk informasi re-branding web dan aplikasi startup, maka di sini dapat diceritakan konsep, tujuan, dan harapannya.

Kemudian informasi sekunder dapat berisi hal-hal lain yang mendukung uraian di paragraf sebelumnya. Jika menggunakan studi kasus yang sama, di sini dapat dimasukkan sambutan dari founder, capaian startup, hingga rencana ke depan. Jika masih ada hal-hal lain yang ingin disampaikan, tuliskan di bagian akhir.

Model draf tulisan seperti ini selain untuk memastikan tulisan fokus pada permasalahan utama yang diangkat, juga akan memudahkan jurnalis dalam menuliskannya – sebagai informasi hampir setiap rilis yang dikirimkan akan ditulis dan disunting ulang.

"Kriteria yang paling utama adalah sebuah siaran pers harus bisa membantu jurnalis memenuhi ‘the 15 minute rule’ -- sebuah 'peraturan' dalam dunia jurnalistik bahwa sebuah berita harus dipublikasikan dalam 15 menit sejak peristiwa terjadi. Oleh karena itu, harus singkat, padat, dan jelas," ujar Anisa Menur selaku Senior Writer e27.

Setelah draf disusun, pastikan sudah mengkomunikasikan dengan pihak terkait. Misalnya jika startup punya investor, alangkah baiknya jika diberitahu terlebih dulu draf tersebut. Gejolak pasar teknologi cukup dinamis, bisa jadi ada pertimbangan lain untuk angle informasi yang ingin disampaikan.

Melengkapi aset untuk penyiaran

Setelah draf disetujui dan siap kirim, masukkan ke dalam dokumen yang sudah terformat baik. Terkait dengan format, bisa disesuaikan dengan branding masing-masing startup. Di dalam dokumen susunan isinya dapat berupa:

1. Judul pemberitaan.
2. Sub-judul pemberitaan jika ingin memberikan penekanan poin pada judul.
3. Poin-poin berita yang ingin disampaikan.
4. Uraian informasi yang telah disusun dalam paragraf.
5. Uraian singkat tentang startup.
6. Kontak yang dapat dihubungi.

Pengiriman dokumen dapat menggunakan format standar, yakni .docx atau .pdf. Untuk melengkapi pemberitaan dan membuat publikasi menjadi lebih indah, sertakan juga gambar pendukung dengan resolusi yang baik. Gambar tersebut bisa berupa foto anggota tim, ilustrasi/promo produk, foto brand startup, atau lainnya yang merepresentasikan judul.

Mengirimkan siaran pers melalui email

Kirimkan siaran pers tersebut melalui email. Untuk mendapatkan email media, kunjungi laman media mana yang ingin dituju. Umumnya di halaman “Tentang Kami” media mencantumkan email redaksi yang dapat dihubungi ketika ingin menyampaikan pemberitaan. Dalam penulisan email juga ada hal-hal yang perlu diperhatikan. Pertama ialah tentang struktur pembuatan konten email, sebagai berikut:

1. Tuliskan subjek/judul email yang padat, singkat, dan jelas. Menggambarkan isi secara keseluruhan. Contoh: “Siaran Pers: Startup X Mendapatkan Pendanaan dari ABC senilai 10 miliar Rupiah”, “Startup X Hadirkan Aplikasi untuk Penyewaan Alat Pancing”, dll.
2. Di badan email awali dengan perkenalan singkat dan menyampaikan ringkasan dari berita yang terdapat dalam dokumen. Karena sudah dilampirkan, tidak perlu meletakkan isi dokumen di dalam email.
3. Jika aset tulisan banyak, dapat meletakkannya ke dalam media penyimpanan awan (misal Dropbox atau Google Drive), namun pastikan akses untuk guest juga diberikan.
4. Tutup dengan mempersilakan jika terdapat pertanyaan lebih lanjut atau diskusi terkait materi rilis yang dikirimkan.

Jika pengiriman dilakukan secara satu per satu atau dengan metode mail merge, alamat email media dapat dimasukkan ke kolom “To”. Namun jika dikirimkan secara masal, disarankan untuk menempatkan alamat-alamat email ke dalam kolom “BCC”. Kolom “CC” dapat diisi dengan email rekan di startup yang relevan, misalnya kepada CEO atau investor.

Pertimbangan lain

Saat ini memang sudah banyak media yang memberitakan tentang layanan digital dan startup – mereka memiliki basis pembaca orang-orang yang memang menikmati perkembangan dunia startup. Namun kadang startup juga ingin mengabarkan kepada media lain yang tidak berbau teknologi. Misalnya sebuah startup yang menyediakan layanan marketplace kecantikan, mereka ingin mengirimkan siaran rilis ke media yang membahas tentang perempuan dan gaya hidupnya. Maka pembahasan teknis menjadi kurang relevan, bahkan tidak diminati. Sehingga bisa saja startup memutuskan untuk membuat draf rilis lebih dari satu dengan penekanan angle yang berbeda.

Sebagai contoh untuk media teknologi dan startup (termasuk media yang memiliki kanal tekno), siaran pers tersebut memfokuskan pada fitur-fitur dan capaian bisnis yang sudah diraih. Tapi ketika mengirimkan rilis ke media yang fokus ke gaya hidup perempuan, maka yang ditekankan adalah tentang permasalahan dan solusi digital yang memudahkan mereka menemukan jasa kecantikan. Di sini dipahami bahwa masing-masing media memiliki pandangan relevansi berbeda terhadap rilis yang diterima.