PO (Purchase Order): Pengertian, Fungsi dan Contoh

Istilah PO mungkin sudah sering kamu dengar, terlebih untuk kamu yang seringkali melakukan pembelian barang secara online. PO dalam kegiatan pembelian barang secara online dikenal sebagai singkatan dari Pre-Order, yang berarti pembeli memesan dahulu produk dari penjual melakukan pembayaran dahulu (baik itu berupa DP maupun pembayaran lunas), kemudian penjual akan mempersiapkan produk.

Walaupun begitu, PO dapat diartikan juga sebagai purchase order dan memiliki pengertian yang cukup penting bagi pebisnis terlebih bagi pelaku bisnis yang bertugas melakukan order produk ke supplier. Apakah Purchase order atau yang sering disingkat PO itu? Apa itu PO atau purchase Berikut adalah ulasannya.

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang biasa ditulis dan diajukan oleh pembeli untuk kemudian disetujui dan dikirimkan pada pembeli atau supplier. Dengan begitu, purchase order merupakan suatu bentuk kesepakatan antara penjual dan pembeli untuk pembelian produk pada waktu tertentu.

Alur dari pemesanan barang dengan Purchase Order (PO) adalah pembeli melakukan pemesanan barang dengan mengirimkan dokumen ke penjual barang. Setelahnya, pengguna yang menyetujui order barang dan mengirimkan invoice pada pembeli.

Invoice itu akan memuat informasi pembayaran sehingga pembeli akan tahu mekanisme pembayaran yang tersedia oleh penjual. 

Struktur dan Komponen dalam Purchase Order

Purchase order tidak semestinya sembarangan dibuat. Ada beberapa hal yang perlu untuk dicantumkan pada purchase order. Hal yang perlu dicantumkan pada purchase order adalah di antaranya.

• Tanggal pemesanan
• Nama produk baik itu barang/jasa yang dibeli
• Kuantitas atau jumlah barang yang ingin dibeli
• Harga satuan dan harga dari total barang
• Penambahan pajak
• Total pembayaran
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Serta catatan atau ketentuan tambahan khusus 

Fungsi Purchase Order

Purchase order selain menjadi suatu dokumen pemesanan barang, ternyata juga memiliki beberapa fungsi lainnya lho. Fungsi dari dokumen purchase order di antaranya adalah sebagai berikut.

• Memastikan pembeli mendapatkan barang sesuai yang dipesan
• Menjadi bukti pemesanan barang untuk pembeli dan bukti kesanggupan penjual untuk menyediakan produk yang dipesan pembeli
• Menghindari kesalahan barang dan harga saat penagihan pembayaran, purchase order akan menjadi dokumen bukti bahwa pembeli dan penjual telah menetapkan harga tertentu sebelum mengorder produk
• Menjadi suatu bentuk reminder bagi perusahaan untuk mengirimkan barang pada pembeli
• Purchase order akan membantu perusahaan melacak pesanan yang masuk dengan begitu pencatatan produk di inventory pun akan semakin mudah
• Dapat menjadi dokumen yang memiliki kekuatan hukum dan mampu menghindari perselisihan antara pembeli dan penjual
• Membantu departemen keuangan (apabila  pembeli adalah suatu organisasi atau perusahaan) untuk menyiapkan dana untuk membayar produk
• Sebagai bukti bahwa penjual dan pembeli melakukan transaksi dengan benar tanpa ada suatu hal ilegal di dalamnya.

Perbedaan Purchase Order dengan Purchase Requisition

Purchase order (PO) seringkali disalah artikan dan dianggap sama dengan Purchase Requisition (PR). Kedua dokumen memang merupakan dua dokumen yang muncul akibat transaksi antara penjual dan pembeli. Walaupun begitu, PO dan PR memiliki perbedaan penting yang perlu untuk pelaku bisnis ketahui.

Purchase Requisition (PR) adalah berkas yang biasanya bersifat internal, dibuat oleh departemen maupun divisi perusahaan yang membutuhkan produk kepada divisi yang mengurus bagian pembelian barang/jasa.

Setelah menerima PR, divisi yang bertanggung jawab dalam pembelian barang akan membuat Purchase order (PO) dan mengirimkan PO tersebut pada pembeli. Dengan begitu, Purchase requisition (PR) merupakan dokumen internal perusahaan namun Purchase order (PO) merupakan berkas untuk pihak eksternal.

Contoh Purchase Order

Purchase order memiliki format berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan. Hal terpenting adalah perusahaan perlu untuk memuat komponen-komponen penting seperti nama produk, harga satuan produk, harga total, dan komponen lainnya. Berikut ini adalah contoh dari Purchase Order:

Purchase order merupakan salah satu dokumen berharga yang memiliki banyak fungsi. Hal utama yang menjadikan purchase order begitu penting adalah berkas ini dapat membantu pembeli untuk mendapatkan produk  sesuai dengan keinginan mereka, tanpa menimbulkan perselisihan dengan pihak penjual.

Dari sisi penjual, purchase order akan menjadi pengingat dan dokumen yang perlu dijadikan acuan untuk mengirimkan produk pada pembeli. Pengertian purchase order dan purchase requisition merupakan salah satu pengetahuan yang perlu diketahui oleh pelaku bisnis.

Khususnya bagi kamu yang seringkali harus membuat PO untuk memesan produk ke supplier. Semoga artikel ini menambah pengertian kamu seputar purchase order ya!