Pengertian dan Tips Efektif Mengelola Stock Opname

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Mengapa penting terutama bagi mereka yang berada di industri retail, untuk memastikan bahwa persediaan dicatat secara bersih dan akurat? Mengapa manajemen stock opname itu penting? Apa manfaatnya?

Untuk menjawab pertanyaan ini, penting untuk terlebih dahulu memahami pengertian dan pentingnya stock opname.

Pengertian Stock Opname

Stock opname merupakan rangkaian kegiatan untuk menghitung tingkat persediaan barang yang masih tersimpan di gudang untuk kemudian dipasarkan. Kegiatan Ini mencakup banyak aktivitas, mulai dari menghitung jumlah item, melakukan inspeksi langsung, hingga mengatur untuk memfasilitasi operasi saat produk tertentu diperlukan.

Pemahaman tentang stock opname di atas memungkinkan para pelaku usaha untuk memastikan kelancaran semua proses bisnis, terutama yang berkaitan dengan pengiriman produk yang ditawarkan.

Kegiatan di atas dapat dibagi lagi untuk memastikan bahwa semua kelancaran kegiatan tetap terjaga. Misalnya, menentukan lokasi produk di gudang atau memperkirakan produk mana yang paling sering keluar masuk dan kapan harus disimpan. Menghapus dari penyimpanan memudahkan karyawan untuk menghapusnya.

Orang yang bertanggung jawab atas stock opname adalah manajemen perusahaan yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan.

Alasan Melakukan Stock Opname

Kegiatan stock opname dilakukan untuk memastikan dan mengetahui secara akurat persediaan barang dalam catatan keuangan dan barang di gudang, terlepas dari apakah jumlahnya sama atau berbeda.

Jika Anda menemukan lebih banyak item daripada yang tercantum dalam stockopname, Anda dapat memeriksa ulang apakah itu transaksi yang tidak tercatat atau hanya masalah kesalahan pencatatan.

Jika terjadi kekurangan barang, biasanya dapat dilakukan dengan dua cara. Yaitu membuat jurnal rekonsiliasi kekurangan produk.

Perusahaan juga dapat mengarahkan petugas persediaan untuk mengganti barang yang rusak. Kegiatan ini juga dapat dilakukan untuk akun seperti Kas, Piutang, Hutang, dan Aset Lainnya.

Langkah-langkah dalam Melakukan Stock Opname

Anda tidak bisa sembarangan saat melakukan stock opname. Mengingat kegiatan ini sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis hingga operasional sehari-hari, maka stock opname juga harus diterapkan dengan benar.

Manajemen stock opname yang teratur dan akurat membutuhkan beberapa langkah-langkah, yakni:

Tahap Awal

Tahap pertama stock opname adalah memberitahu pekerja gudang untuk mengatur produk dan mengklasifikasikannya sesuai dengan kategori yang ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, Anda juga harus memiliki label atau stiker untuk memisahkan barang-barang yang dihitung selama persediaan.

Selain itu, pekerja gudang biasanya diharuskan melampirkan barcode untuk memudahkan perhitungan.

Tahap Persiapan

Persiapan stock opname merupakan langkah yang menentukan keberhasilan kegiatan ini. Pekerjaan persiapan diawali dengan mengarahkan karyawan pada tugasnya masing-masing, dan karyawan gudang diberi tugas menginput variasi produk sehari sebelum persediaan, menentukan waktu hingga waktu tutup bertambah. Artinya, tidak boleh ada mutasi produk yang perlu ditambahkan antara akhir bisnis dan akhir stok.

Tahap Stock Opname

Fase inti ini terdiri dari beberapa langkah. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan stock opname:

1. Pastikan semua transaksi komoditas sudah masuk ke dalam sistem sebelum mencetaknya dan membaginya hanya dengan staf akuntansi perusahaan.
2. Stock opname diperiksa dan dikumpulkan berdasarkan kategori, dan kemudian diberi tag serta stiker yang dilampirkan pada produk yang diperiksa.
3. Mengirimkan hasil inventaris tiap kategori ke tim entry agar data dapat ditransfer ke Microsoft Excel untuk perbandingan hasil inventaris dan inventaris di sistem.
4. Jika ada perbedaan antara keduanya, harap periksa kembali apakah ada kesalahan perhitungan atau ketidaksesuaian jumlah.

Tahap Penyelesaian

Setelah semua langkah stock opname dilakukan, hasil dari kegiatan ini diserahkan ke bagian accounting untuk proses penyesuaian kuantitas di sistem. Selain itu, perusahaan diwajibkan untuk menyimpan catatan persediaan sebagai tanda selesainya stock opname.

Tips Mengelola Stock Opname

Agar lebih efektif dalam melakukan stock opname pada bisnis, simak dan terapkan beberapa tips ini:

Perhatikan Penataan Gudang

Penataan stok produk di gudang ternyata berpengaruh terhadap keefektifan stock opname. Gudang di sini bukan hanya berbentuk ruangan, melainkan apapun yang digunakan untuk menyimpan produk, termasuk rak penyimpanan pada bisnis kecil dan menengah.

Penataan gudang yang rapi akan mempermudah proses stock opname karena Anda akan lebih mudah menemukan barang-barang sejenis. Sebaliknya, stock opname akan memakan waktu yang lama jika penataan gudang kurang baik.

Bentuk Tim untuk Stock Opname

Selanjutnya, agar stock opname lebih mudah dilakukan, Anda dapat membuat tim khusus untuk melakukan stock opname. Anda dapat membuat tim yang terdiri dari setidaknya dua orang atau lebih, disesuaikan dengan skala bisnis dan jumlah persediaan yang dimiliki bisnis Anda.

Gunakan Aplikasi Manajamen Stok

Saat ini sudah banyak sekali platform digital berbasis aplikasi yang memudahkan banyak kegiatan bisnis, salah satunya dalam mengelola stok dengan stock opname. Anda dapat menggunakan aplikasi atau program seperti Jurnal.id,MokaPOS,Kledo,GudangAda, dan masih banyak lagi.

Buat Jadwal Rutin Stock Opname

Tips selanjutnya adalah membuat jadwal rutin untuk stock opname. Anda bisa menentukan jadwal stock opname sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat membuatnya sekali dalam dua minggu, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali

Gunakan Kode Barang

Ketika Anda memiliki banyak jenis barang, maka waktu yang Anda habiskan untuk stock opname pun lebih banyak. Menggunakan kode pada setiap jenis barang akan memudahkan Anda dalam melakukan stock opname pada setiap jenis barang tersebut.

Demikian 5 tips mengelola stock opname yang efektif untuk Anda yang baru ingin menerapkannya pada bisnis Anda. Selain dengan stock opname, pelajari juga kiat-kiat lainnya dalam mengelola persediaan bisnis Anda. Selamat mencoba!