4 Fitur Penting Dalam Project Management Tools

Tantangan utama perusahaan yang mengadopsi sistem kerja remote working adalah menciptakan koordinasi kerja yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan masing-masing anggota tim berada di tempat yang berbeda-beda, sehingga interaksi langsung untuk melakukan pekerjaan menjadi lebih terbatas. Bila koordinasi tersebut tidak diperhatikan dengan baik, karyawan akan kesulitan untuk berkolaborasi dalam menuntaskan pekerjaan, sehingga akan berdampak buruk bagi kinerja perusahaan. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk dapat mengelola kinerja karyawannya agar tetap dapat produktif meski bekerja secara remote.

Salah satu cara untuk menciptakan alur koordinasi yang efektif dan efisien bagi karyawan adalah dengan memanfaatkan project management tools. Melalui project management tools, para karyawan akan mudah untuk saling berkolaborasi dan berkoordinasi dalam mengerjakan proyek yang sedang berlangsung. Dengan begitu, produktivitas dan kualitas kerja tim akan tetap terjaga tanpa harus mengkhawatirkan keterbatasan lain yang hadir karena bekerja secara remote. Namun, perusahaan juga harus memastikan bahwa project management tools yang digunakan memiliki fitur-fitur penting yang dapat mendukung efektivitas dan efisiensi kerja karyawannya. Berikut kami hadirkan fitur-fitur penting yang harus ada di dalam project management tools.

Layanan Messenger yang Terintegrasi

Fitur untuk berkirim pesan ini sangat penting dalam menghubungkan masing-masing anggota tim. Akan ada banyak waktu yang terbuang hanya untuk bolak-balik antar aplikasi bila fitur ini terpisah dari project management tools yang digunakan. Waktu yang terbuang tersebut dapat menghambat serta memperlambat kinerja yang harusnya dapat lebih efisien bila langsung berkirim pesan melalui aplikasi. Salah satu aplikasi project management yang memiliki fitur ini di dalam platformnya adalah Lark.

[embed]https://www.youtube.com/watch?v=y3McQ-RYxB4[/embed]

Melalui fitur integrated messenger di dalam platform Lark, pengguna dapat membuat grup yang dapat diisi hingga 5.000 orang. Pengguna juga dapat melakukan pencarian chat history yang tak terbatas, sehingga pesan atau informasi penting tetap dapat dengan mudah diakses meskipun sudah tertumpuk pesan-pesan baru lainnya tanpa khawatir pesan tersebut hilang. Fitur ini juga dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya, sehingga pengguna dapat langsung melakukan panggilan suara dan video, mengecek kalender rekan tim lainnya, serta mengirimkan dokumen kerja secara langsung. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk melakukan penerjemahan pesan ke lebih dari 100 bahasa seperti English, Chinese, Japanese, hingga Thai.

Kolaborasi Pengerjaan Dokumen dalam Aplikasi

Selain berkoordinasi melalui fitur berkirim pesan, karyawan dapat lebih dimudahkan bila aplikasi project management yang digunakan juga dapat mendukung kolaborasi dalam pengerjaan dokumen. Fitur ini mempermudah karyawan untuk mengedit dokumen secara real-time dan langsung dapat diperbarui kemajuannya dalam fitur project management yang disediakan aplikasi tersebut. Kolaborasi yang tercipta juga membantu para anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif.

Pada aplikasi Lark, fitur ini memiliki banyak keunggulan yang dapat menambah pengalaman penggunanya untuk berkolaborasi dalam pengerjaan proyek kerja. Selain tentunya dapat membuat dan mengedit dokumen secara bersama-sama, fitur ini juga mendukung penggunanya untuk memasukan berbagai tipe file seperti gambar, video, chart, atau bahkan chat dan polling yang dilakukan di grup ke dalam dokumen dengan mudah. Fitur ini juga dilengkapi fitur comment yang mempermudah para anggota tim untuk saling berkomunikasi saat melakukan pengerjaan dokumen bersama. Tidak hanya itu, Lark juga menyediakan layanan penyimpanan cloud secara gratis sebesar 200 GB untuk mendukung penyimpanan dan pengerjaan dokumen tersebut.

Kalender yang Saling Terkoneksi antar Anggota Tim

Salah satu kendala yang sering ditemukan dalam menyusun jadwal tim yang bekerja secara remote adalah menyamakan waktu untuk melakukan meeting. Untuk itu, bila aplikasi project management yang digunakan dapat mempermudah antar anggota untuk mengecek kesibukan masing-masing, maka koordinasi untuk melakukan meeting tidak akan menjadi masalah. Hal tersebut dapat diatasi dengan menggunakan fitur kalender yang saling terkoneksi. Penggunaan aplikasi kalender yang terpisah membuat tiap anggota tim harus mengecek satu-satu terkait ketersediaan masing-masing sehingga dapat memperlambat pekerjaan.

Fitur kalender yang dapat saling terkoneksi ini juga dimiliki oleh Lark. Melalui fitur ini, masing-masing anggota tim dapat dengan mudah mengatur meeting karena kalender tiap anggota sudah saling terkoneksi dan terintegrasi secara seamless. Hal tersebut juga dapat semakin dipermudah karena pengguna dapat membuka banyak kalender dalam satu waktu, sehingga dapat dengan mudah mengecek ketersediaan anggota lainnya dan langsung mengundang mereka dengan mudah.

Video Conference yang Mendukung Kolaborasi

Terakhir, fitur yang cukup penting untuk dimiliki selama remote working ini tentunya adalah video conference. Penggunaan fitur ini juga semakin populer karena dianggap efektif untuk menggantikan peran meeting secara langsung disaat perusahaan mengadopsi remote working. Namun, penggunaan aplikasi yang berbeda membuat pengerjaan tugas tidak bisa dikerjakan secara bersamaan dengan mudah karena harus membuka beberapa aplikasi secara bergantian. Untuk itu, bila fitur video conference juga terdapat di aplikasi project management yang digunakan, tentu kolaborasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi dengan lebih baik.

Kebutuhan kolaborasi saat menggunakan fitur video conference ini juga dapat dimanfaatkan pengguna pada aplikasi Lark. Fitur ini tidak hanya dapat digunakan untuk meeting, tetapi juga dapat digunakan untuk mengadakan webinar atau keperluan lainnya. Fitur yang bernama Lark Video Calls ini memungkinkan pengguna menggunakan layanan video conference-nya secara gratis tanpa batasan waktu dan dapat menampung hingga 100 partisipan. Selain itu, untuk mempermudah kolaborasi, fitur ini juga dilengkapi dengan fitur magic share yang membuat pengguna dapat melakukan share dokumen sekaligus mengeditnya secara bersamaan disaat melakukan video call.

Dengan memiliki fitur-fitur tersebut, project management tools yang digunakan akan mempermudah kolaborasi tim. Selain itu, fitur-fitur tersebut juga dapat memberikan pengalaman yang seamless dan terintegrasi, sehingga karyawan tidak lagi kesulitan untuk menjaga produktivitas tim. Bagi perusahaan, penggunaan project management tools yang tepat dapat membantu mereka tetap memaksimalkan business revenue karena tiap karyawan dapat bekerja dengan efektif dan efisien meski bekerja secara remote working.

Bila Anda ingin mengetahui dan mencoba menggunakan Lark sebagai aplikasi project management tools, silakan kunjungi link berikut ini.

Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Lark