Menjaga Produktivitas Bisnis selama WFH melalui Bantuan Teknologi

Masa pandemi yang telah berlangsung sejak awal bulan Maret lalu membuat perusahaan harus terus beradaptasi dalam melakukan sistem kerja work from home (WFH). Sistem kerja ini menuntut setiap perusahaan untuk tetap dapat menjalankan operasionalnya dengan baik meski harus saling berkoordinasi secara jarak jauh. Tak ayal hal ini membuat adaptasi terhadap solusi teknologi terus digencarkan untuk membantu efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan serta sekaligus membantu penekanan laju penyebaran virus COVID-19.

Hal tersebut juga dibahas melalui webinar “Behind The Wheel” seri kedua pada Rabu (6/5) lalu. Pada seri sebelumnya, webinar ini telah membahas tentang peluang kontribusi startup selama masa pandemi. Di seri keduanya, webinar yang juga diselenggarakan oleh MDI Ventures dan Telkom Group ini mengambil tema “How Technology can Support WFH (Work from Home)”. Seri ini juga turut menghadirkan empat orang pembicara antara lain Evan Purnama (CTO Qiscus), Marshall Pribadi (CEO PrivyID), Edmon Makarim (Pakar Hukum Telematika), Kuncoro Wastuwibowo (AVP Synergy Telkom Group), dan dimoderatori oleh Aditia Henri Narendra (GM Corporate Secretary & Legal Counsel MDI Ventures). Melalui tema ini, tiap pembicara membahas tentang bagaimana startup dapat menyediakan produk teknologi yang dapat mendukung produktivitas selama WFH serta turut melihat aspek legalitas dan keamanan data dari penggunaannya.

Memudahkan Koordinasi Internal Perusahaan

Bila berbicara mengenai produktivitas operasional perusahaan, salah satu hal yang mengalami hambatan selama masa pandemi ini adalah koordinasi internal. Koordinasi fisik yang biasanya dilakukan saat ini telah berubah menjadi koordinasi virtual agar operasional perusahaan tetap berjalan di tengah pandemi. Hal ini membuat kebutuhan terhadap platform penyedia layanan koordinasi virtual baik dalam bentuk video, audio, maupun pesan singkat meningkat pesat. Platform-platform yang sebelumnya mungkin tidak terpikirkan untuk sering digunakan, justru saat ini sedang mengalami peningkatan penggunaan. Hal ini juga diamini oleh CTO Qiscus, Evan Purnama yang mengatakan adanya peningkatan penggunaan platform mereka belakangan ini.

“Bila di quantify, ada sekitar 60-70% kenaikan traffic dari sebelum ada trend work from home ini.” terang Evan.

Meski begitu, kenaikan penggunaan tersebut juga masih diikuti oleh keterbatasan aplikasi yang dapat menghambat seperti pembatasan penggunaan, kualitas sinyal, hingga isu keamanan data saat menggunakannya.

Proses Pengesahan Dokumen yang Lebih Efisien

Selain koordinasi internal, salah satu kebutuhan bisnis yang juga terhalang dan terhambat saat WFH adalah pengesahan dokumen. Di satu sisi, perusahaan mau tidak mau tetap membutuhkan pengesahan dokumen melalui tanda tangan agar operasional bisnis tetap dapat terus berjalan selama masa pandemi. Di sisi lain, interaksi fisik yang dibutuhkan pada proses tersebut justru harus dihindari untuk menekan laju penyebaran virus. Hal ini yang membuat akhirnya banyak kegiatan usaha mulai beralih menggunakan layanan tanda tangan digital.

Layanan tanda tangan digital ini dapat membantu masyarakat yang membutuhkan pengesahan dokumen seperti pembukaan rekening atau dokumen kerja sama perusahaan, namun tetap ingin meminimalisir terjadinya kontak fisik selama pandemi. Dengan begitu, proses pengesahan dokumen dapat tetap berjalan dengan efisien. Akan tetapi, hal yang juga harus diperhatikan dalam penggunaan layanan tersebut adalah aspek legalitas dan keamanannya. Penting bagi pengguna layanan untuk memastikan penyedia layanan tersebut memiliki sertifikasi resmi dan bukan hanya sekadar membuat tanda tangan melalui smartphone.

“Bukan hanya sekadar menggoreskan lewat layar gadget, orang harus mendaftarkan diri dulu ke lembaga yang sudah memiliki sertifikasi dari Kominfo.” tambah CEO PrivyID, Marshall Pribadi.

Meninjau Tantangan Aspek Keamanan Data dan Legalitas

Meski mendatangkan keuntungan terhadap terjaganya produktivitas perusahaan, tentunya tetap akan muncul kekhawatiran tentang kelemahan dari produk-produk tersebut. Sehingga, penyedia jasa juga harus memikirkan bagaimana produknya tidak membawa kerugian besar bagi penggunanya di masa depan, contohnya dari segi keamanan data dan legalitas. Penyedia jasa harus mampu menyediakan solusi dari keamanan data internal sehingga platform dapat digunakan secara aman.

Dari segi legalitas hukum penggunaan tanda tangan digital, Pakar Hukum Telematika, Edmon Makarim juga menambahkan bahwa di Undang-Undang sendiri sudah ada dasar dalam penggunaan tanda tangan elektronik serta bila tanda tangan elektronik tersebut telah terdaftar dan berinduk di Indonesia, maka penggunaannya juga dapat setara dengan akta otentik.

“Kalau ditanya hukumnya, sudah, sejak 2008 sudah ada” tambah Edmon.

Adaptasi solusi teknologi dalam operasional memang dapat membantu menjaga produktivitas bisnis. Akan tetapi, sebagai pelaku usaha wajib bagi kita untuk selalu melihat reliabilitas platform produk tersebut agar terhindar dari kebocoran keamanan data dan lemahnya legalitas hukum. Di sisi lain, solusi teknologi untuk membantu pelaksanaan WFH ini juga harus dilihat sebagai peluang startup untuk bekerja lebih cepat dan adaptif. Menurut AVP Synergy Telkom Group, Kuncoro Wastuwibowo, startup harus bisa melihat kebutuhan selama masa pandemi serta harus bisa bekerja secara kreatif dan adaptif.

“Harus bisa menunjukan kalo kita perusahan yang kreatif dan adaptif, serta harus visioner” terang Kuncoro.

Selain pembahasan mengenai manfaat-manfaat produk teknologi tersebut, masih banyak lagi pembahasan mengenai peran startup selama masa pandemi ini melalui rangkaian seri webinar Behind The Wheel yang masih memiliki dua seri lagi.

Pada pembahasan minggu depan, tema yang diangkat adalah “Tech Startups Role During COVID-19 Pandemic”. Melalui tema ini akan dibahas bagaimana startup dapat berperan dalam menekan laju penyebaran virus. Pembicara yang akan hadir pada seri ketiga nanti adalah Suci Arumsari (Co Founder & Director Alodokter), Edward Jusuf (CEO Opsigo), dr. Alni Magdalena (Head of Medical Community-Operations), dan Tomy Hendrajati (President of Human Initiative). Bagi kalian yang tertarik untuk mengikuti seri webinar minggu depan, silahkan mendaftarkan diri secara gratis melalui link berikut ini.

Disclosure: Artikel ini merupakan bagian dari publikasi seri webinar Behind The Wheel yang diselenggarakan oleh MDI Ventures.