Apa itu Offering Letter? Pengertian, Manfaat, Cara Membuat dan Isinya

Apakah kamu pernah mendengar tentang offering letter? Offering letter umumnya kamu terima ketika kamu berhasil lolos seleksi pekerjaan di suatu perusahaan.

Offering letter berfungsi sebagai perjanjian hukum antara pemberi kerja dan karyawan dan merupakan bagian penting dari proses perekrutan. Simak artikel ini hingga akhir untuk mengetahui lebih lengkap mengenai offering letter, ya!

Definisi Offering Letter

Offering letter, atau surat penawaran kerja, adalah dokumen formal yang diberikan oleh pemberi kerja kepada kandidat yang dipilih untuk suatu posisi pekerjaan.

Surat penawaran biasanya diberikan kepada kandidat setelah proses wawancara atau seleksi yang sukses. Surat ini berfungsi sebagai konfirmasi tertulis atas tawaran pekerjaan, memberikan kejelasan dan transparansi mengenai detail spesifik dari peraturan kerja.

Surat penawaran menyatakan jabatan dan posisi yang ditawarkan kepada individu. Ini memberikan indikasi yang jelas tentang peran dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh kandidat di dalam perusahaan. Hal ini membantu untuk memastikan bahwa pemberi kerja dan calon karyawan memiliki pemahaman yang sama mengenai posisi tersebut.

Surat penawaran juga memberikan informasi kompensasi dan tunjangan Bagian ini menguraikan aspek keuangan dari pekerjaan, termasuk gaji atau tarif per  yang ditawarkan, frekuensi pembayaran (bulanan, dua mingguan, dll.), dan tunjangan atau tambahan apa pun yang diberikan oleh pemberi kerja.

Tanggal mulai dan jadwal kerja juga disebutkan dalam surat penawaran. Informasi ini menjelaskan kapan kandidat diharapkan untuk mulai bekerja dan memberikan kejelasan tentang jadwal yang diusulkan atau jam kerja yang terkait dengan posisi tersebut. Hal ini memungkinkan calon karyawan untuk membuat rencana yang sesuai dan mempersiapkan diri untuk peran barunya.

Surat penawaran kerja menjelaskan lebih lanjut tentang persyaratan kerja. Surat penawaran dapat menjelaskan apakah posisi tersebut bersifat penuh waktu, paruh waktu, atau sementara, tergantung pada sifat pekerjaan.

Selain itu, surat tersebut dapat menunjukkan durasi kontrak kerja jika berlaku. Selain itu, surat penawaran dapat mencakup kondisi atau kontingensi yang perlu dipenuhi sebelum atau setelah penerimaan tawaran pekerjaan.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Meskipun surat penawaran dan kontrak kerja sama-sama merupakan dokumen penting dalam proses perekrutan, keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan karakteristik yang berbeda. Berikut adalah penjelasan tentang perbedaan utama antara surat penawaran dan kontrak kerja.

Sifat dan Waktu

Surat penawaran biasanya merupakan komunikasi awal dari pemberi kerja kepada calon karyawan. Surat ini berfungsi sebagai semacam undangan formal dan konfirmasi tawaran pekerjaan. Surat ini menguraikan syarat dan ketentuan kerja dan diberikan kepada kandidat sebelum mereka secara resmi menerima tawaran tersebut. Offering letter biasanya singkat dan memberikan ringkasan detail pekerjaan utama.

Di sisi lain, kontrak kerja adalah perjanjian yang mengikat secara hukum antara pemberi kerja dan karyawan yang memperkuat syarat dan ketentuan hubungan kerja. Biasanya diberikan setelah kandidat menerima tawaran pekerjaan dan siap untuk berkomitmen pada posisi tersebut. Kontrak kerja biasanya lebih rinci dan komprehensif, memberikan informasi mendalam tentang hak, kewajiban, dan ketentuan khusus yang terkait dengan pekerjaan.

Isi

Surat penawaran biasanya mencakup elemen-elemen penting dari tawaran pekerjaan, seperti jabatan, kompensasi, tanggal mulai, dan ketentuan umum pekerjaan. Surat penawaran juga dapat menyinggung detail penting lainnya seperti tunjangan dan jadwal kerja. Namun, surat penawaran cenderung kurang spesifik dan memberikan gambaran umum tentang syarat dan ketentuan.

Sebaliknya, kontrak kerja membahas lebih detail dan membahas aspek-aspek spesifik dari pengaturan kerja. Ini mencakup ketentuan yang terkait dengan durasi kerja, masa percobaan, kondisi pemutusan hubungan kerja, periode pemberitahuan, klausul non-persaingan, hak kekayaan intelektual, perjanjian kerahasiaan, prosedur penyelesaian perselisihan, dan syarat dan ketentuan terkait lainnya.

Status Hukum dan Keberlakuan

Surat penawaran, bukanlah kontrak yang mengikat secara hukum. Surat penawaran berfungsi sebagai komunikasi formal tentang tawaran pekerjaan dan menguraikan syarat dan ketentuan dasar, tetapi tidak menciptakan perjanjian yang dapat ditegakkan secara hukum. Surat penawaran biasanya diikuti dengan penerimaan tawaran, baik secara lisan maupun tertulis, yang kemudian mengarah pada pembentukan hubungan kontrak.

Sebaliknya, kontrak kerja adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang mendefinisikan hak dan kewajiban pemberi kerja dan karyawan. Setelah kontrak kerja ditandatangani oleh kedua belah pihak, kontrak tersebut menjadi perjanjian yang berkekuatan hukum yang mengatur hubungan kerja. Syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam kontrak kerja memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat.

Isi Offering Letter

Berikut adalah penjelasan dari isi yang terdapat pada offering letter.

Pendahuluan

Akan dimulai dengan salam dan pernyataan niat pemberi kerja untuk menawarkan posisi pekerjaan kepada kandidat. Posisi yang ditawarkan pada offering letter sesuai dengan proses rekrutmen yang sudah dilakukan.

Deskripsi Pekerjaan

Surat ini akan berisi deskripsi rinci tentang tanggung jawab pekerjaan, ekspektasi, dan persyaratan posisi. Jam masuk, jam pulang, job scope, dan berbagai informasi penting lain yang perusahaan anggap perlu dinyatakan pada offering letter.

Gaji/Tunjangan

Surat akan menyebutkan paket kompensasi, termasuk gaji, bonus, komisi, dan tunjangan lainnya, seperti asuransi kesehatan, waktu liburan, thr, bonus, dan lain-lain. Bagian ini akan dijelaskan secara menyeluruh sehingga penerima kerja tahu apa saja yang menjadi benefit.

Syarat dan Ketentuan

Surat tersebut akan menguraikan syarat dan ketentuan kerja, termasuk tanggal mulai, durasi pekerjaan, masa percobaan, dan jadwal kerja.

Kerahasiaan

Isinya juga dapat mencakup klausul kerahasiaan dan non-disclosure, yang mengharuskan karyawan untuk merahasiakan informasi rahasia pemberi kerja dan tidak mengungkapkannya kepada orang lain.

Pemutusan Hubungan Kerja

Surat tersebut dapat menguraikan keadaan di mana pemberi kerja dapat memutuskan hubungan kerja dan periode pemberitahuan yang diperlukan.

Pengakuan

Surat tersebut dapat mencakup bagian di mana karyawan mengakui penerimaan surat tersebut dan menerima atau menolak tawaran pekerjaan.

Langkah-Langkah Setelah Menerima Offering Letter

Ketika menerima surat penawaran, ada beberapa langkah penting yang harus kamu lakukan untuk memastikan transisi yang lancar ke posisi baru. Berikut adalah beberapa hal yang bisa kamu lakukan setelah menerima offering letter.

Tinjau Surat Penawaran

Baca dan tinjau surat penawaran dengan saksama secara keseluruhan. Perhatikan dengan saksama syarat dan ketentuan yang diuraikan, termasuk jabatan, kompensasi, tunjangan, tanggal mulai, jadwal kerja, dan detail lainnya yang relevan. Pastikan bahwa surat tersebut secara akurat mencerminkan diskusi dan kesepakatan yang dibuat selama proses perekrutan.

Minta Klarifikasi

Jika ada aspek-aspek dalam surat penawaran yang tidak kamu pahami atau perlu diklarifikasi, hubungi pemberi kerja atau narahubung yang ditunjuk. Penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang syarat dan ketentuan sebelum secara resmi menerima tawaran tersebut.

Mengevaluasi Persyaratan

Kaji apakah syarat dan ketentuan yang disampaikan dalam surat penawaran sesuai dengan harapan dan tujuan karier. Pertimbangkan faktor-faktor seperti gaji, tunjangan, work-life balance, peluang bertumbuh, dan lain-lain.

Pertimbangkan Negosiasi

Jika kamu merasa bahwa aspek-aspek tertentu dari penawaran tersebut dapat ditingkatkan atau disesuaikan agar lebih sesuai dengan kebutuhan, pertimbangkan untuk bernegosiasi dengan pemberi kerja. Hal ini dapat mencakup pembahasan gaji, tunjangan, jam kerja, atau persyaratan lain yang dapat dinegosiasikan.

Penerimaan

Setelah kamu meninjau dan mengevaluasi surat penawaran secara menyeluruh dan merasa puas dengan persyaratannya, sekarang saatnya untuk menerima tawaran tersebut secara resmi. Ikuti instruksi yang diberikan dalam surat tersebut mengenai cara penerimaannya.

Cara Mengirim Balik Offering Letter

Ketika menerima surat penawaran, penting untuk mengirimkannya kembali kepada pemberi kerja secara tepat waktu untuk mengonfirmasi penerimaan Berikut ini beberapa penjelasan tentang kapan harus mengirim kembali surat penawaran.

Tinjau Deadline

Bacalah surat penawaran dengan cermat untuk memeriksa apakah ada tenggat waktu atau jadwal yang ditentukan untuk menerima tawaran tersebut. Beberapa surat penawaran mungkin menyertakan tenggat waktu yang harus kamu jawab.

Beri Tanggapan yang Cepat

Meskipun tidak ada tenggat waktu yang disebutkan secara eksplisit, umumnya disarankan untuk merespons surat penawaran sesegera mungkin. Pemberi kerja menghargai respon yang cepat.

Pertimbangkan Waktu Negosiasi

Jika kamu berniat untuk menegosiasikan aspek-aspek tertentu dari penawaran, seperti gaji atau tunjangan, penting untuk memperhitungkan waktu negosiasi. Terlibat dalam negosiasi dapat memperpanjang proses penerimaan, karena melibatkan diskusi dan kemungkinan bolak-balik dengan pemberi kerja.

Komunikasikan Penundaan

Jika keadaan menghalangi kamu untuk mengirim kembali surat penawaran dalam jangka waktu yang diharapkan, penting untuk berkomunikasi dengan pemberi kerja. Beritahukan kepada mereka alasan penundaan yang jelas dan berikan perkiraan tanggal kapan kamu akan mengirimkan balasan.

Konfirmasi Penerimaan

Setelah kamu mengirimkan kembali surat penawaran, pertimbangkan untuk meminta konfirmasi penerimaan dari pemberi kerja. Kamu dapat mengirimkan email tindak lanjut yang sopan untuk menanyakan tentang penerimaan dan mengekspresikan antusiasme  untuk bergabung dengan perusahaan tersebut.

Secara keseluruhan, surat penawaran kerja adalah perjanjian formal yang menguraikan syarat dan ketentuan kerja antara pemberi kerja dan karyawan. Jadi, jika kamu mendapatkan tawaran dari sebuah perusahaan, pastikan kamu selalu mendapatkan offering letter, ya!