Surat Resmi Adalah: Pengertian, Contoh, Format, Ciri, Fungsi dan Jenisnya

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam dunia bisnis, pemerintahan dan sekolah. Surat resmi sering digunakan untuk menyampaikan informasi penting, meminta izin atau pertanyaan, atau menyampaikan keluhan atau saran. Artikel ini menjelaskan tentang pentingnya surat resmi dari bentuk, penggunaan dan contoh surat resmi yang baik dan benar digunakan sebagai referensi.

Surat Resmi Adalah

Surat resmi adalah surat yang digunakan oleh pihak-pihak tertentu, baik lembaga, perorangan, organisasi, atau otoritas tertentu untuk keperluan resmi atau formal untuk menjalin komunikasi formal satu sama lain.

Surat resmi ditulis dengan berbagai peraturan dan ketentuan seperti menggunakan bahasa baku, isi surat singkat dan jelas, serta ditulis dengan cermat sesuai kebutuhan.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tetap harus ditulis menurut aturan tertentu. Contoh surat resmi yang banyak digunakan untuk keperluan pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Ciri-ciri Surat Resmi

Kita bisa mengenali surat resmi berdasarkan dari karakteristiknya. Nah, ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:

• Penggunaan bahasa baku dan EYD dari frasa, kosakata, hingga tata bahasa.

• Mengunakan bahasa yang singkat, padat dan jelas.

• Mengunakan bahasa yang jelas

Ditulis dalam bentuk semi blok, intended blok, atau full blok.

• Memiliki kop surat yang menjelaskan pihak penerbit surat. Di sana kamu akan menemukan nomor surat, tanggal, alamat tujuan dan lampiran apa pun.

• Memerlukan stempel atau cap khusus untuk keadaan tertentu

• Memiliki format yang lebih sistematis dan dibangun menggunakan aturan baku

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak terdapat pada jenis surat lainnya. Nah, beberapa fungsi surat resmi sebagai berikut:

• Untuk menginformasikan tentang hal-hal tertentu yang dikomunikasikan oleh satu pihak kepada pihak lain, misalnya menyampaikan pemikiran atau gagasan tertentu.

• Sebagai alat bukti tertulis yang otentik berupa surat-surat yang dapat dijelaskan isinya.

• Sebagai alat bantu kerja untuk melakukan kegiatan yang mencakup berbagai tahapan kerja.

• Pengingat kepada penerima. Karena mereka harus didokumentasikan di dalamnya agar dapat digunakan sebagai data di masa mendatang.

• Surat resmi juga digunakan sebagai bukti sejarah atau bukti kronologis.

Jenis-jenis Surat Resmi

Setelah mempelajari bersama pengertian surat resmi, ciri-ciri dan fungsinya, maka perlu diketahui jenis-jenis surat resmi. Nah, inilah jenis-jenis surat resmi:

1. Surat Keputusan

Jenis surat resmi ini dimaksudkan untuk menyampaikan keputusan manajer atas berbagai hal yang sebelumnya tidak jelas. Surat keputusan biasanya mengacu pada lembaga atau otoritas.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika salah satu pihak ingin mengajukan permohonan kepada pihak lain, misal surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan keuangan, dll.

3. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat perintah resmi kepada bawahannya. Misalnya, perintah lembur, surat perjalanan bisnis, dll.

4. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi surat kuasa kepada pihak lain. Contohnya adalah surat kuasa untuk menarik uang dari bank, surat untuk membayar pajak, dll.

5. Surat Panggilan atau Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang untuk memenuhi kebutuhan khusus. Seperti surat panggilan polisi, surat undangan pernikahan, undangan kerja dll.

6. Surat Edaran

Surat resmi ini dibuat dan juga ditujukan kepada kelompok tertentu yang isinya menginformasikan kegiatan atau permasalahan tertentu. Contohnya adalah pengumuman hari libur ujian.

Contoh Surat Resmi

Dibawah ini beberapa contoh surat resmi, sebagai berikut.