Data Entry: Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Gajinya

Banyak orang menyamakan data entry dengan pekerjaan admin, padahal keduanya berbeda. Data entry lebih kepada pekerjaan yang berfokus pada proses input data, sedangkan posisi admin lebih pada mengelola kebutuhan administrasi bisnis. Dengan kata lain, job desk admin lebih luas daripada entry data, yang hanya berfokus pada proses input data.

Biasanya, peran entry data sangat dibutuhkan di industri seperti ritel, transportasi, keuangan, dan perawatan kesehatan.

Apa Itu Data Entry?

Data entry adalah pekerjaan yang tugasnya memasukkan dan memperbarui data ke dalam layanan elektronik atau basis data. Data entry adalah pekerjaan yang sifatnya administratif. Pekerjaan ini dibutuhkan oleh banyak perusahaan, besar dan kecil, untuk menulis catatan, memasukkan data ke database atau meningkatkan penjualan. Data entry dapat digunakan di banyak industri seperti kesehatan, transportasi, keuangan, ritel, dan lainnya.

Pekerjaan entry data bisa dilakukan secara remote. Adanya teknologi dan internet memungkinkan untuk membuat pekerjaan entry data dari jarak jauh, mendorong banyak orang untuk mengambil pekerjaan paruh waktu bagi pemula. Namun, banyak juga perusahaan yang menawarkan posisi data entry untuk posisi full-time. Jadi kamu dapat memilih bekerja secara remote.

Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry

Dalam menjalankan tugasnya, seorang data entry tidak hanya memasukkan data, tetapi juga harus melakukan tugas lainnya, antara lain:

• Mempersiapkan dan mengatur dokumen sebelum memasukkan data ke dalam komputer.

• Memasukkan data ke dalam database perusahaan.

• Memeeriksa dan memverifikasi keakuratan informasi yang dimasukkan ke dalam database.

• Membuat perubahan pada informasi yang tidak lengkap.

• Mencadangkan data sebagai bagian dari rencana kontigensi.

• Menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang.

• Menguji sistem basis data baru dan pembaruan perangkat lunak.

• Mengelola dokumen dan catatan perusahaan dengan baik.

• Menghasilkan laporan yang relevan sesuai dengan kebutuhan departemen terkait.

• Menerima dan memproses invoice pembayaran dan memperbarui informasi invoice.

Skill yang Harus Dimiliki Data Entry

1. Bisa mengetik dengan cepat

Para pekerja entri data diharapkan dapat memasukkan data dalam jumlah besar dalam waktu singkat. Karena itu, kemampuan mengetik dengan cepat menjadi salah satu skill yang perlu kamu kuasai. Beberapa perusahaan biasanya mencantumkan kecepatan mengetik minimal, misalnya minimal 40 atau 50 kata per menit.

Kamu dapat meningkatkan kecepatan mengetik secara online dengan berbagai situs tes pengetikan. Dalam tes tersebut kamu akan diminta untuk menulis ulang kata-kata yang muncul dalam waktu satu menit. Di akhir tes kamu akan melihat nilai kata per menit, akurasi dan berapa banyak kata yang salah dan benar.

2. Detail dan teliti

Selain bisa menulis dengan cepat, kamu juga harus memperhatikan detail dan teliti. Untuk melakukan ini, kamu perlu berkonsentrasi saat bekerja untuk menghindari kesalahan input atau data yang hilang. Kesalahan data ini dapat memengaruhi hal-hal lain seperti pengambilan keputusan, laporan keuangan, laporan penjualan, dan lainnya.

3. Komunikasi lisan dan tulisan

Komunikasi diperlukan dalam interaksi dengan semua pihak yang terkait dengan pekerjaan. Misalnya manajer, anggota tim atau pelanggan. Selain itu, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting, kamu harus memahami tata bahasa dan ejaan. Kamu harus dapat memasukkan informasi dengan tata bahasa dan ejaan yang benar.

Jika pekerjaan kamu melibatkan kerja remote, sebagian besar komunikasi akan dilakukan secara tertulis, baik melalui email atau lamaran lainnya. Makanya penting menguasai komunikasi lisan dan tulisan, ya.

4. Bisa mengoperasikan ms office dan software database

Data entry harus dapat menggunakan software pengolah kata atau data seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Beberapa perusahaan juga memerlukan kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak basis data seperti Microsoft Access atau MySQL untuk entri data. Bahkan ada perusahaan yang akan meminta kamu untuk meneliti CRM tergantung pada perusahaan dan industri yang kamu lamar. Oleh karena itu, untuk mempermudah pekerjaan, kamu memerlukan keterampilan untuk menggunakan perangkat lunak yang sesuai.

5. Kemampuan organisasi dan manajemen waktu

Setiap hari data entry memasukkan banyak informasi dari sumber yang berbeda dan cara yang berbeda. Oleh karena itu, keterampilan manajemen waktu diperlukan untuk menyelesaikan semua entri data dengan benar dalam sehari.

Keterampilan organisasi juga penting, karena informasi yang dimasukkan harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Tujuannya agar dokumen tidak hilang atau rusak dan lebih mudah ditemukan saat informasi dibutuhkan.

Rata-rata Gaji Data Entry

Di Indonesia rata-rata gaji entry data berada di kisaran UMR. Namun, nilai nominal ini dapat meningkat tergantung pada waktu dan pengalaman bekerja. Selain itu, petugas entri data juga dapat berkembang menjadi peran lain, seperti ahli strategi data. Karena itu, gajinya juga akan meningkat.

Nah, demikianlah informasi mengenai entry data. Apakah kamu tertarik untuk mengambil profesi ini?